【摘要】文章對會計與計算機的定位問題作了初步剖析,指出在會計信息化過程中要正確處理會計與計算機的關(guān)系,會計是主導(dǎo),計算機是工具,會計需要針對計算機提出和解決一些在IT環(huán)境下適合于會計的理論問題,探索一些適應(yīng)計算機環(huán)境的會計發(fā)展的新方法。
【關(guān)鍵詞】會計信息化 財務(wù)軟件
一、反記賬反結(jié)賬觀點之爭
IT技術(shù)已經(jīng)在許多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用,會計也不例外。計算機在會計中的應(yīng)用,雖然沒有從根本上改變會計作為經(jīng)濟信息系統(tǒng)的本質(zhì),卻對會計學(xué)科產(chǎn)生了深遠影響,這種影響體現(xiàn)在會計數(shù)據(jù)處理工具和會計信息載體的變革等諸多方面。
雖然計算機運用于會計工作是如火如荼,但一個問題出現(xiàn)了,當(dāng)會計遇到計算機,是會計向計算機讓步還是計算機向會計讓步?抑或還有其它選擇?
一個典型例子是目前的反記賬反結(jié)賬之爭。國內(nèi)關(guān)于財務(wù)軟件是否應(yīng)設(shè)置反記賬反結(jié)賬功能的討論由來已久,歸納起來不外乎兩種觀點:
一種觀點認為按照現(xiàn)行會計法和有關(guān)規(guī)定,實行會計信息化后的處理應(yīng)該與手工一樣,因此反對在財務(wù)軟件中設(shè)置反記賬、反結(jié)賬功能。當(dāng)手工條件下賬簿記錄發(fā)生錯誤時,不準(zhǔn)涂改、挖補、刮擦或用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫;而會計信息化下,《會計核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定,“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬后,原始憑證確需修改,會計核算軟件在留有痕跡的前提下,可以提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應(yīng)的記賬憑證是否相符進行校驗的功能”,“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并已審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,可以采用紅字沖銷法或者補充更正法進行更正”等。這種觀點認為,如果允許財務(wù)軟件反記賬反結(jié)賬,至少存在以下弊端:一是易造成數(shù)據(jù)錯誤、賬務(wù)混亂;二是為提供虛假信息及違法犯罪打開方便之門。
另一種觀點認為反記賬反結(jié)賬功能已在許多財務(wù)軟件中使用,從使用效果看反記賬反結(jié)賬功能在糾錯、降低審計風(fēng)險、幫助會計人員熟悉會計軟件有較多優(yōu)勢。這種觀點也承認該功能對會計信息正確性帶來隱患,但強調(diào)這種隱患可以通過設(shè)置操作人員權(quán)限、操作時間和范圍來解決。
分析以上兩種觀點,反記賬反結(jié)賬之爭實質(zhì)是會計與計算機關(guān)系之爭,換句話說是究竟會計需要原封不動地被計算機復(fù)制還是計算機按自己處理數(shù)據(jù)的特點改造會計。第一種觀點以有關(guān)法規(guī)規(guī)定為理由認為不應(yīng)設(shè)置反記賬反結(jié)賬功能,但卻沒有考慮到計算機本身處理數(shù)據(jù)的特點。從一個極端來說,在計算機廣泛應(yīng)用的今天,即使財務(wù)軟件不設(shè)置這些功能,企業(yè)要達到這個結(jié)果也是非常容易的。因為財務(wù)軟件數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫,企業(yè)只需在記賬或結(jié)賬前對數(shù)據(jù)庫備份(現(xiàn)行財務(wù)軟件為防止數(shù)據(jù)混亂或數(shù)據(jù)丟失都有備份功能),以后再根據(jù)需要將備份文件恢復(fù)引入就可以達到反記賬反結(jié)賬的效果,因此取消反記賬反結(jié)賬功能以確保會計信息真實的效果其實很難達到。而第二種觀點則考慮到會計軟件差錯處理的方便性,從目前情況來看,大多數(shù)財務(wù)軟件都保留了反記賬反結(jié)賬功能,區(qū)別在于有的把菜單隱藏起來,需要時由專人激活打開(比如用友U8軟件),有的則可直接通過快捷鍵運行反記賬反結(jié)賬功能(如金蝶KIS)。
二、會計與計算機的關(guān)系定位分析
反記賬反結(jié)賬之爭使我們不得不重新考慮會計與計算機的關(guān)系問題。就會計本身來說,會計是從手工處理環(huán)境產(chǎn)生和發(fā)展起來的,有關(guān)理論和方法也大多與手工處理環(huán)境相適應(yīng),即使算盤和機械這些新技術(shù)新方法的出現(xiàn)也沒有對會計產(chǎn)生多少影響。而計算機從產(chǎn)生到現(xiàn)在不過60多年,把計算機引入會計領(lǐng)域的時間也才50多年,會計多年形成的理論和方法體系并沒有考慮計算機(有學(xué)者研究會計信息化問題,但很少突破傳統(tǒng)會計范圍),這也是目前會計信息化存在諸多問題的原因。由于會計沒有根據(jù)計算機處理數(shù)據(jù)的特點改造自身,當(dāng)計算機浪潮滲透到會計時,我們難免匆忙應(yīng)對,甚至亂了陣腳。
目前會計信息化應(yīng)用存在的誤區(qū),就是對會計與計算機的關(guān)系定位存在兩種極端行為,一種以會計為中心,很少考慮計算機;一種以計算機為中心,忽略會計。
第一種極端最直接體現(xiàn)是目前在我國市面上銷售的財務(wù)軟件的功能設(shè)置,這些財務(wù)軟件在程序設(shè)計時就“簡單復(fù)制手工系統(tǒng)”,而沒有將會計思想融會貫通到計算機程序設(shè)計中,所以我們看到一些本應(yīng)改進的傳統(tǒng)會計方法仍被計算機一成不變的復(fù)制。毫無疑問,財務(wù)軟件的功能需符合企業(yè)核算過程要求,如果拋開這一點,財務(wù)軟件“源于手工”就無從談起,也就失去了會計信息化本身的意義;但財務(wù)軟件功能也并非手工核算過程在計算機中的“翻版”,否則,會計信息化“強于手工”的特點就得不到體現(xiàn),也就不可能實現(xiàn)真正意義的會計信息化。我們有時聽到企業(yè)會計人員抱怨“總賬與明細賬核對不符”等,對于這些情況,會計人員會求助于軟件公司,而軟件公司的技術(shù)人員對這些情況一般都以“是用戶自己方面的原因,用戶使用沒有按軟件規(guī)定操作,造成數(shù)據(jù)錯亂,這不是軟件本身問題”為由將責(zé)任推給用戶,但這些情況有時的確不是客戶問題而是軟件設(shè)計問題造成的。 第二種極端是以會計為中心忽略計算機。筆者在教學(xué)中就遇到一個問題:設(shè)A企業(yè)某月份有5筆銷售業(yè)務(wù),每筆成交金額為10萬元,但是在月末有一筆業(yè)務(wù)因質(zhì)量問題被客戶退貨,這在手工會計比較簡單的業(yè)務(wù),在會計信息化下利用財務(wù)軟件期末編制利潤表取“主營業(yè)務(wù)收入”的本期發(fā)生額時卻有問題。如果取貸方發(fā)生數(shù),顯然是錯誤的,因為有一筆退款,這時主營業(yè)務(wù)收入是50萬元,取借方發(fā)生數(shù)呢,也錯,那取貸方發(fā)生數(shù)減去那筆銷售退回的10萬元,但是這個在財務(wù)軟件中設(shè)置公式卻比較麻煩,因為這個公式只能在當(dāng)月使用,下個月當(dāng)業(yè)務(wù)變動時又要改動公式,非常麻煩,這與會計信息化的初衷相距較遠。對于這種情況,如果在編制記賬憑證時采用變通方法將銷售退回用“紅字”登記在主營業(yè)務(wù)收入貸方,然后公式設(shè)置為只從貸方取數(shù)就行了,但一個問題是顯然這違背了會計制度的規(guī)定,因為會計制度規(guī)定企業(yè)應(yīng)按沖減的營業(yè)收入借記“主營業(yè)務(wù)收入”,“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅(銷項稅額)”科目,貸記“銀行存款”、“應(yīng)收賬款”等科目。從這個例子可以看出,在會計信息化中全部照搬會計手工做法顯然行不通,計算機的應(yīng)用要按照預(yù)定的程序執(zhí)行,而會計在手工條件下的某些操作規(guī)程可能就不適合計算機處理,需要變通。
第二種極端以計算機為中心的現(xiàn)象在當(dāng)前會計信息化進程里更為普遍。不少會計人員認為只要會計全面信息化后,會計工作就輕松了,管理也就上去了,所有工作計算機都能處理。在他們眼里,計算機無所不能。這種極端觀點夸大了計算機的能力,對會計信息化工作是非常有害的。按照著名的“木桶理論”,在“強勢計算機,弱勢會計”的組合架構(gòu)下,利用所謂的新技術(shù)開發(fā)設(shè)計的“財務(wù)軟件”只能完成最簡單最低級的會計簿記工作,有時甚至連手工簿記的某些內(nèi)容都無法實現(xiàn),這種情況下就更不要說什么成本的自動核算、財務(wù)分析、財務(wù)預(yù)測等問題了?，F(xiàn)在很多高校開設(shè)會計電算化課程,大多側(cè)重于如何用計算機來實現(xiàn)會計核算,還有些高校教材通篇程序設(shè)計,這些現(xiàn)象給人的感覺就是在會計信息化實施過程中計算機因素要大于會計因素。這也很容易理解,當(dāng)會計與計算機放在一起時,現(xiàn)代感的計算機顯然更易吸引人們的眼球,自然在兩者關(guān)系中也就占據(jù)上風(fēng)。我們還能見到許多財務(wù)軟件廠商在做廣告或是推介其產(chǎn)品時強調(diào)運用了他們的產(chǎn)品能給企業(yè)帶來多少效益,而對企業(yè)能否真的達到這個效果卻較少提及,當(dāng)一個企業(yè)實施ERP失敗后,廠商給的理由是企業(yè)管理有問題,員工素質(zhì)有問題等,雖然這些也是實施ERP失敗的因素,但是筆者始終認為失敗與廠商過分夸大軟件功能、認為計算機無所不能有更為密切的關(guān)系。
會計信息化中會計與計算機的關(guān)系定位不應(yīng)該走兩個極端,否則對信息化建設(shè)有百害而無一利。在會計與計算機的關(guān)系定位問題上會計是主導(dǎo),計算機是工具,雖然目前IT技術(shù)發(fā)展一日千里,但計算機不能越俎代庖,而會計為了更好地利用計算機,需要按計算機的特點重新考慮一些會計問題。在這方面,會計的責(zé)任更大,會計需要針對計算機提出和解決一些在IT環(huán)境下適合于會計的理論問題,探索一些適應(yīng)計算機環(huán)境的會計發(fā)展新方法,這些成果將有助于會計信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計,也將反過來對傳統(tǒng)的會計理論與方法帶來沖擊和影響。一句話,會計軟件行業(yè)需要反思如何更好地適應(yīng)和應(yīng)用計算機。
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