針對科研項目資金越來越多,資金來源渠道越來越復(fù)雜,科研項目核算與管理的難度越來越大的現(xiàn)狀。本人在會計核算與財務(wù)管理工作過程中摸索出的一套帳務(wù)設(shè)置方法,現(xiàn)在寫個體會,與大家共勉,希望能起到拋磚引玉的作用。
一、帳務(wù)處理中項目管理的“概念”與預(yù)算項目的區(qū)別
帳務(wù)項目管理是財務(wù)人員根據(jù)政府收支分類改革的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位財務(wù)管理的特點與目的,以帳務(wù)核算系統(tǒng)化為手段,按資金的某種性質(zhì)、來源、用途或形式,把資金進行分類核算與管理的財務(wù)活動。它與科研事業(yè)單位預(yù)算支出中的項目有外延上的區(qū)別,帳務(wù)處理的項目支出應(yīng)該包括預(yù)算功能科目的基本支出和項目支出,這主要是為了方便帳務(wù)會計處理,以便達到資金管理的目的而做出的一種“假設(shè)”。
項目的分類,只按帳務(wù)處理的實用性分類,因為財務(wù)管理系統(tǒng)存在的缺陷,項目的分類也被動的接受了它的極限性,在用友ERPU8財務(wù)管理系統(tǒng)中所做的項目分類屬于非嚴格概念性范疇,或者說打破項目概念的界限。
根據(jù)資金來源渠道的不同,科研項目大致上可分為如下幾類,1、財政撥款資金項目,是指使用直接從上級財政取得撥款的科研項目,也稱為縱向來源資金的科研項目;2、自籌資金項目,是指使用單位的歷年創(chuàng)收結(jié)余資金、當年的事業(yè)收入、經(jīng)營收入、附屬單位繳款、其他收入等資金的科研項目;3、綜合資金項目,是指既有財政資金,又有自籌資金,還有資金來源只知道方向而不必區(qū)分其資金性質(zhì)的資金,主要是一些沒有上下級關(guān)系的,科研單位之間的,科研單位與企業(yè)之間等關(guān)系的科研項目,也稱為橫向資金來源的科研項目。
根據(jù)政府收支分類改革規(guī)定,年度預(yù)算的預(yù)算功能科目及預(yù)算經(jīng)濟分類科目的內(nèi)容,使科研項目帳務(wù)設(shè)置盡可能的接近預(yù)算的形式,力求會計核算結(jié)果與預(yù)算目標的趨同,在以成本核算為基礎(chǔ),通過項目核算,是有力控制科研項目成本的手段。
二、項目帳務(wù)設(shè)置
(一)會計科目設(shè)置
按財政部規(guī)定,事業(yè)支出會計科目下設(shè)基本支出,項目支出兩個二級科目。基本支出和項目支出科目下都同時設(shè)有相同的三級經(jīng)濟分類科目,即是按預(yù)算支出的經(jīng)濟分類模式設(shè)置三級科目,把每個末級科目都設(shè)成項目核算(如果有部門核算的也同時設(shè)為部門核算),在REPU8財務(wù)管理系統(tǒng)里,具體設(shè)置舉例如下表。
(二)項目設(shè)置
以ERPU8為例,首先,設(shè)置項目的級次,一般項目都要設(shè)為三級以上,級次代碼為233(一級2位數(shù)、二級3位數(shù)、三級3位數(shù))或更多,單位可根據(jù)具體項目多少來設(shè)置級次。其次,項目按資金來源分為幾類,如:財政撥款資金項目,自籌資金項目,綜合資金項目。第三,具體項目根據(jù)明細情況歸類到二級類名下,如果還需要分級的再次往細項分級。如:科研啟動費為末級,科技基金下的XX課題為末級,修購專項下的XX維修項目為末級等等。
根據(jù)項目級次,資金分類,項目明細等要素,列舉中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院本級核算單位的項目設(shè)置簡表如下。
項目設(shè)置簡表
項目編號規(guī)則:XX XXX XXX
三、會計分錄的實現(xiàn)
在會計帳務(wù)處理時,只要在做會計分錄的過程中,按電腦頁面提示就能實現(xiàn),科目設(shè)置為按項目核算后,只要涉及的是項目核算的科目,項目選擇窗口就會彈出,可供錄入員按業(yè)務(wù)的需要,選定項目名稱進行處理。
四、項目帳務(wù)設(shè)置時,應(yīng)該注意REPU8財務(wù)管理系統(tǒng)存在的極限性問題
(一)項目大類與科目存在唯一對應(yīng)關(guān)系。由于ERPU8系統(tǒng)的科目對應(yīng)項目大類存在唯一性,所以項目設(shè)置時必需考慮項目核算的完整、帳務(wù)查詢的方便、數(shù)據(jù)統(tǒng)計的及時等要求。對于不同科目核算的不同項目,可以按項目大類來設(shè)置,但筆者實踐過程中發(fā)現(xiàn),項目大類設(shè)置,應(yīng)以整個帳套只設(shè)一個項目大類為宜,而在項目大類的下一級再設(shè)置若干個項目分類二級類,可見,二級分類才是真正的項目類型;因為科目的核算與項目之間不必使用唯一對應(yīng)關(guān)系,從系統(tǒng)性考慮,科目與項目的對應(yīng)關(guān)系以多對多的線性關(guān)系最為科學(xué)。
(二)項目分析功能相對薄弱。無法同時實現(xiàn)多科目對應(yīng)多項目的明細精確性分析,查詢結(jié)果相對模糊,查詢分析條件相對刻板,只由系統(tǒng)給出的幾個,不能由使用者按要求靈活組合;在記賬前無法實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)的綜合分析也不夠科學(xué),所謂的分析,就應(yīng)該是不管記賬前和記賬后都應(yīng)該可以查詢到所需數(shù)據(jù),使用者才覺得功能更加友好。
(三)無法實現(xiàn)項目預(yù)算的實時監(jiān)控。預(yù)算的實時監(jiān)控是單位財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié),如果財務(wù)系統(tǒng)在核算時無法實現(xiàn)實時監(jiān)控,勢必要求財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)外進行數(shù)據(jù)處理,以便對預(yù)算進監(jiān)控,這就會增加財務(wù)會計人員的工作量,如果財務(wù)系統(tǒng)可以做到預(yù)算的實時監(jiān)控,例如,一個項目支出時,在錄入會計憑證的時候就提示預(yù)算的收入、支出、結(jié)余數(shù)據(jù),是會計人員一目了然,對超支的項目給予警告提示,做到事前監(jiān)控,為財務(wù)管理者做決定將是非常有利的。
參考文獻
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