長(zhǎng)期以來(lái),高等院校的主要任務(wù)是傳授知識(shí)、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究,較少地參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),涉及的經(jīng)濟(jì)行為也相對(duì)單一。但隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和深入,高等教育事業(yè)也發(fā)生了根本的變化。辦學(xué)的模式由單一的公辦高校變?yōu)楣k、公辦民助、民辦、中外合作辦等多種方式,資金的籌措方式也由單一的國(guó)家撥款變?yōu)檎畵芸?、市?chǎng)籌措、校辦產(chǎn)業(yè)、科技研究等多種來(lái)源形式。因此,高等學(xué)校與社會(huì)各行各業(yè)的聯(lián)系也日益緊密,從而與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的融合度也日益加深,高校的發(fā)展已無(wú)法脫離市場(chǎng),獨(dú)善其身。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì),而高校對(duì)這套市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的游戲規(guī)則,認(rèn)識(shí)不足,重視不夠,因此在參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,往往會(huì)引發(fā)一些合同糾紛,給學(xué)校造成了不良的社會(huì)影響和一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此,高校必須將合同管理擺在學(xué)校管理的重要位置。
一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點(diǎn)
高校合同是指以高校法人主體的名義,與其他平等主體的自然人、法人和其它組織之間,在遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)信的基礎(chǔ)上簽訂、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議。合同一經(jīng)簽訂,便具有法律效力,當(dāng)事雙方必須嚴(yán)格按合同約定的條款執(zhí)行,若一方違約必須負(fù)擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。高校的合同管理就是指高校依據(jù)法律和法規(guī),采取法律的、行政的手段,對(duì)合同關(guān)系進(jìn)行組織、控制、協(xié)調(diào)與監(jiān)督,以保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益,妥善處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實(shí)施等一系列管理活動(dòng)的總稱。因此,高校合同管理水平的高低直接關(guān)系到高校各項(xiàng)事業(yè)能否在合情、合理、合法、健康、有序地軌道中運(yùn)行,切不可等閑視之。目前,高校所簽訂的合同大致可分為商品買賣合同、建設(shè)工程合同、修繕工程合同、聯(lián)合辦學(xué)合同、委托加工合同、科技服務(wù)合同、資產(chǎn)租賃合同、債權(quán)債務(wù)合同、物業(yè)管理合同、捐贈(zèng)合同、投資合同等各類涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同,除經(jīng)濟(jì)合同外,還有少數(shù)非經(jīng)濟(jì)合同,如人事管理合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同等,充分體現(xiàn)了高校的三大職能,即教學(xué)、科研、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)。與一般公司、企業(yè)相比,它具有合同種類繁多、金額相對(duì)較小、經(jīng)辦部門較多等特點(diǎn),因此,高校在合同管理上也具有特殊性和復(fù)雜性。
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
(一)合同觀念淡薄、知識(shí)欠缺
由于受傳統(tǒng)思維觀念的影響,管理者對(duì)學(xué)校合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠、法律意識(shí)淡薄、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。認(rèn)為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過(guò)場(chǎng)”,或是認(rèn)為雙方是長(zhǎng)期合作伙伴,礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”,不簽訂書面合同;或是不仔細(xì)推敲合同的主要條款,不認(rèn)真審核對(duì)方預(yù)先擬定好的合同文本,隨意草率地簽訂合同,致使合同在履行過(guò)程中糾紛和違約現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,給學(xué)校造成了不良的社會(huì)影響和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。并且部分高校管理人員缺乏合同法律的相關(guān)知識(shí),許多合同的訂立是未經(jīng)學(xué)校法人授權(quán),未使用學(xué)校合同專用章,是由高校下屬非法人單位、部門、學(xué)院等擅自使用部門公章對(duì)外簽訂的,根本不符合《中華人民共和國(guó)合同法》之規(guī)定,合同簽訂的主體必須是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力,依法獨(dú)立享受民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的自然人、法人和其它組織。由于高校許多合同的主體不具有獨(dú)立的民事主體資格,因此合同的權(quán)利義務(wù)最終還是要由學(xué)校這一合同主體來(lái)承擔(dān)。 這些問(wèn)題的存在,表明高校管理者對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中合同的管理重視不夠、認(rèn)識(shí)不清,更對(duì)簽訂合同存在的風(fēng)險(xiǎn)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
(二)合同多頭簽訂,管理缺位
高校是由教學(xué)、科研、管理、后勤保障等許多部門組成,有人把它比喻成一個(gè)“小社會(huì)”,各部門平時(shí)都是相對(duì)獨(dú)立地開(kāi)展對(duì)內(nèi)對(duì)外的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)。由于許多學(xué)校沒(méi)有設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu),因此各部門在對(duì)外交往簽訂合同中便各自為政,如:基本建設(shè)項(xiàng)目合同由基建部門負(fù)責(zé)簽訂、房屋租賃合同由產(chǎn)業(yè)部門(或后勤部門)負(fù)責(zé)簽訂,維修維護(hù)合同由后勤部門簽訂、設(shè)備材料采購(gòu)合同由資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)簽訂、國(guó)內(nèi)合作辦學(xué)由教務(wù)部門負(fù)責(zé)簽訂,國(guó)外合作辦學(xué)由學(xué)校外事部門負(fù)責(zé)簽訂,各類辦班、培訓(xùn)由相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)簽訂,實(shí)行目標(biāo)管理不具有法人資格的單位也獨(dú)立對(duì)外簽訂合同,凡此種種,不勝枚舉。造成合同誰(shuí)都能以部門名義對(duì)外簽訂,一旦合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,誰(shuí)都不負(fù)責(zé)任,誰(shuí)也負(fù)不起責(zé)任的局面,最終是學(xué)校作為法人收拾殘局。同時(shí)合同的多部門簽訂還會(huì)造成合同資料散落在學(xué)校不同的管理部門,如管理不當(dāng),往往造成合同資料遺失,不能及時(shí)歸檔和保存,以至于學(xué)校在上級(jí)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)清查及其它相關(guān)檢查中到處查找合同資料,同時(shí)也不便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門全面了解學(xué)校對(duì)外簽訂合同狀況,學(xué)校的權(quán)益是否得到實(shí)現(xiàn),會(huì)不會(huì)給學(xué)校帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及法律糾紛等。
三、高校合同管理的路徑探尋
(一)思想意識(shí)上要高度重視
高校合同管理對(duì)規(guī)范學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為,保障和維護(hù)高校的合法權(quán)益不受侵犯,有效防范潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),預(yù)防合同糾紛,控制和降低成本費(fèi)用,提高資金的使用效益,推進(jìn)依法治校,實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光財(cái)務(wù),避免“暗箱操作”,預(yù)防和減少腐敗,促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè),促進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)平穩(wěn)、健康、有序發(fā)展,具有十分重要的意義,因此高校要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)合同管理的必要性,要主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求,樹立法律意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法、公司法、物權(quán)、稅法、價(jià)格法、商標(biāo)法、專利法、招投標(biāo)法、建筑法等相關(guān)法律知識(shí),掌握合同訂立和管理的技巧和方法,不斷提高合同管理的質(zhì)量水平,同時(shí)將對(duì)合同管理的要求,列入對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)干部的年終考核內(nèi)容,并實(shí)行一票否決制,這是做好合同管理工作的思想保證。
(二)組織制度上要集中統(tǒng)一
為實(shí)現(xiàn)合同的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,高校要從組織制度上采取措施,加強(qiáng)合同管理建設(shè),規(guī)范學(xué)校的合同管理行為。為此,高校應(yīng)制定一套合理的合同管理工作制度,建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理體制。高校要對(duì)合同管理的組織以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、管理等每一個(gè)工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。因此,學(xué)校應(yīng)成立合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由一名校領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥,校辦、財(cái)務(wù)、審計(jì)、招投標(biāo)辦、承辦單位等相關(guān)職能部門參與,同時(shí)要明確各部門的職責(zé)權(quán)限。學(xué)校財(cái)務(wù)部門是合同的管理部門,負(fù)責(zé)對(duì)承辦單位送審的合同進(jìn)行初審,并報(bào)請(qǐng)校辦、審計(jì)、招投標(biāo)辦、校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審,對(duì)終審?fù)ㄟ^(guò)的合同進(jìn)行歸檔管理,同時(shí)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。合同承辦單位是合同的履行單位,在訂立合同前,必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力、資信情況、委托代理權(quán)限等。同時(shí)起草、擬定、送審、報(bào)批相關(guān)合同草案。對(duì)重大合同,還要聘請(qǐng)專門的法律顧問(wèn)對(duì)合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行全面審查,并簽署意見(jiàn),以確保學(xué)校的合法權(quán)益得到法律保護(hù)。審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的可行性、必要性、合同內(nèi)容、合同條款是否維護(hù)學(xué)校利益,是否符合學(xué)校有關(guān)財(cái)經(jīng)政策和財(cái)務(wù)管理規(guī)定,款項(xiàng)支付是否有經(jīng)費(fèi)來(lái)源保障,資金結(jié)算方式是否合理等進(jìn)行監(jiān)督。招投標(biāo)辦負(fù)責(zé)審查合同標(biāo)的物的買賣是否符合招投標(biāo)的管理規(guī)定,應(yīng)納入政府采購(gòu)范圍的是否納入,是否存在規(guī)避招投標(biāo)的行為等。校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)合同的授權(quán)委托等手續(xù)的辦理及合同專用章的管理。合同的文本形式,原則上凡國(guó)家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。沒(méi)有統(tǒng)一文本的學(xué)?？筛鶕?jù)具體情況分別自行擬定或與對(duì)方單位協(xié)商共同擬定。這是做好合同管理的強(qiáng)有力的體制保障。
(三)管理措施上要切實(shí)可行
有鑒于高校合同品種繁多,且合同金額從幾千元到幾百萬(wàn)元幾千萬(wàn)元,財(cái)務(wù)的工作任務(wù)特別繁重,因此高校合同宜區(qū)分不同情況分類進(jìn)行管理,在合同的訂立和簽署上采取靈活多樣的管理辦法,既不能一放就亂,又不能一統(tǒng)就死。
1.合同訂立方式的設(shè)定
筆者認(rèn)為應(yīng)根據(jù)合同的金額、性質(zhì),分別采取會(huì)簽批準(zhǔn)、會(huì)審批準(zhǔn)、校務(wù)會(huì)批準(zhǔn)三種合同訂立方式。
(1)會(huì)簽:金額在5萬(wàn)元以下(含5萬(wàn)元)的合同,采取會(huì)簽辦法,會(huì)簽部門主要包括:業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)處、招投標(biāo)辦、計(jì)財(cái)處、校辦。會(huì)簽結(jié)果報(bào)分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理會(huì)簽程序由計(jì)財(cái)處專人負(fù)責(zé),原則上一周內(nèi)辦結(jié),將會(huì)簽意見(jiàn)作為簽訂合同的依據(jù)。
(2)會(huì)審:金額在5萬(wàn)元以上的合同,由合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)專門會(huì)議集中會(huì)審。對(duì)會(huì)審過(guò)程中存在的不確定事項(xiàng)或有爭(zhēng)議的合同應(yīng)發(fā)回合同經(jīng)辦部門重新與對(duì)方單位進(jìn)行洽商。將商談結(jié)果再次提交合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行重新會(huì)審,然后將會(huì)審結(jié)果報(bào)分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批。將會(huì)審的意見(jiàn)作為簽訂正式合同的依據(jù),會(huì)審一般每?jī)芍芤淮?如有緊急事項(xiàng)可隨時(shí)召集。
(3)校務(wù)會(huì)審批:事項(xiàng)特別重要、金額特別巨大的合同(具體金額可根據(jù)學(xué)校的不同情況自行制定),由合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)審后,并征詢學(xué)校法律顧問(wèn)的意見(jiàn),報(bào)校務(wù)會(huì)進(jìn)行審批,將校務(wù)會(huì)議的審批意見(jiàn)作為簽訂正式合同的依據(jù)。
2.合同簽署權(quán)限的設(shè)定
筆者認(rèn)為對(duì)通過(guò)會(huì)鑒、會(huì)審、校務(wù)會(huì)審批通過(guò)的合同,由承辦單位憑《合同審批表》送交校辦轉(zhuǎn)呈法人校長(zhǎng)簽署,或由法人校長(zhǎng)授權(quán)委托相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署,并由校辦加蓋合同專用章。為了減少合同簽署的時(shí)間,簡(jiǎn)化合同簽署的過(guò)程,提高合同工作效率,筆者認(rèn)為簽署權(quán)限應(yīng)作相應(yīng)的授權(quán)和下放,不必事無(wú)大小都有法人校長(zhǎng)親力親為。
(1)金額在5萬(wàn)元以下(含5萬(wàn)元)的合同,可由學(xué)校法人授權(quán)由承辦部門、單位負(fù)責(zé)人簽署。
(2)金額在5萬(wàn)元以上、100萬(wàn)元以下(含100萬(wàn)元)的合同,可由法人授權(quán)分管業(yè)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)簽署。
(3)金額在100萬(wàn)元以上的合同,必須由法人校長(zhǎng)親自簽署。
3.合同變更權(quán)限的設(shè)定
合同在執(zhí)行過(guò)程中,往往會(huì)因?yàn)楫?dāng)時(shí)考慮不周,或因客觀形勢(shì)發(fā)生了變化,雙方在協(xié)商一致的情況下可以對(duì)原合同的部分條款進(jìn)行變更,但必須慎重處理。特別是對(duì)方提出的變更請(qǐng)求,必須要慎之又慎,以防止個(gè)別單位別有用心,在采取低價(jià)中標(biāo)后,通過(guò)不斷變更合同要求從中套取利潤(rùn),因此對(duì)合同的變更的簽字權(quán)限需加以限定,一般來(lái)講變更金額不得超過(guò)原合同金額的15%左右,且必須經(jīng)過(guò)校合同領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)簽或會(huì)審,變更金額較大時(shí)要經(jīng)過(guò)校務(wù)會(huì)議研究通過(guò),以防個(gè)別人說(shuō)了算。若變更金額超過(guò)原合同金額20%以上時(shí)原則上必須重新進(jìn)行招投標(biāo),重新簽訂新的合同。
總之,合同的管理措施和手段即要滿足合同管理的需要,又要方便易行,便于經(jīng)辦人員操作,這樣一方面可以簡(jiǎn)化一些工作程序,另一方面可以提高合同的簽訂效率,這是做好合同管理的根本措施。
(四)監(jiān)督體系上要完善到位
合同監(jiān)督體系是一種系統(tǒng)的、全過(guò)程的、動(dòng)態(tài)的跟蹤監(jiān)督管理體系。因此高校要建立和完善合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)監(jiān)督體系,財(cái)務(wù)部門不僅要加強(qiáng)對(duì)合同的事前監(jiān)督,既重視對(duì)合同簽訂過(guò)程的監(jiān)督,同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)合同的事中、事后監(jiān)督,即合同是否按約定的條款執(zhí)行,執(zhí)行的結(jié)果如何。審計(jì)部門要重點(diǎn)審查合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性、可行性,審查其條款和內(nèi)容是否完備、意思表達(dá)是否嚴(yán)謹(jǐn)清楚、措詞有無(wú)模棱兩可、前后有無(wú)沖突矛盾。如當(dāng)事人的名稱和住所、合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、收款或付款的具體時(shí)間方式、質(zhì)保金收取與退付、尾款的支付、免費(fèi)維保的期限,質(zhì)保期后維保、升級(jí)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、解決爭(zhēng)議的方法等都是否在合同中具體載明清楚,合同實(shí)施過(guò)程中的變更、調(diào)整、補(bǔ)充等程序和依據(jù)是否合理充分,合同變更、調(diào)整、補(bǔ)充金額是否超出規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)建立合同的責(zé)任追究制度,對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)不簽訂合同,或先斬后奏,事先簽訂合同,再進(jìn)行會(huì)簽、會(huì)審的行為,要根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制的管理要求追究其責(zé)任,這是做好合同管理工作的內(nèi)控機(jī)制。
(五)資料保管上要及時(shí)完整
高校要建立和完善合同檔案管理制度。學(xué)校財(cái)務(wù)要安排專人對(duì)合同的檔案進(jìn)行整理、加工,將合同會(huì)簽、會(huì)審過(guò)程中提出的修改意見(jiàn)、每一份合同包括合同正本、副本及與之有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及相關(guān)單證等附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、電傳等),均應(yīng)妥善保管,按照學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同的類別,全部登記造冊(cè),建立合同登記臺(tái)賬,分類進(jìn)行整理編號(hào),并注明學(xué)校收款或付款會(huì)計(jì)憑證號(hào)。同時(shí)按合同檔案的內(nèi)容、時(shí)間、檔案價(jià)值等方面,確定各類合同檔案的保管期限,編制成表,對(duì)確因工作需要調(diào)閱合同檔案,須填寫“合同檔案查閱單”,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批后方能查閱,建立合同資料年度歸檔制度,對(duì)當(dāng)年形成的合同文本及附件、合同臺(tái)賬、合同糾紛處理等資料等及時(shí)整理歸檔,為以后各方查閱使用提供方便。
總之,高校的合同管理涉及學(xué)校管理工作的方方面面,決不能單純依靠一個(gè)部門或幾個(gè)部門就能把該項(xiàng)工作做好,必須全校上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí),領(lǐng)導(dǎo)高度重視,部門共同努力,形成齊抓共管的良好的工作局面。只有這樣,高校才可以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,提高自身參與經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的能力和水平。
