會計(jì)電算化是把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)中的簡稱,是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬與報(bào)賬,以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程,會計(jì)電算化是現(xiàn)代化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物,也是會計(jì)工作不斷進(jìn)步與發(fā)展的需要。而在會計(jì)電算化的發(fā)展過程中,或多或少地出現(xiàn)了一些不可忽視的問題,下面就亟待解決的問題進(jìn)行分析和探討。
■一、會計(jì)電算化中存在的主要問題
1.對會計(jì)電算化認(rèn)識不足
我國電算化事業(yè)起步較晚,人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。在一些人看來,會計(jì)電算化只不過是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會計(jì)核算工作中,減輕會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度,提高會計(jì)核算的速度和精度,以計(jì)算機(jī)替代人工記賬。所以多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識到建立完整的會計(jì)信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會計(jì)提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。實(shí)際上,會計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),會計(jì)電算化必然會引起會計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會計(jì)人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)、會計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高,節(jié)省會計(jì)人員的時間和精力,轉(zhuǎn)變會計(jì)工作職能,推動會計(jì)理論和會計(jì)技術(shù)的進(jìn)步,提高整個會計(jì)工作水平,大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,使會計(jì)理論和實(shí)務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。
2.政策與法規(guī)滯后
目前,我國頒布的有關(guān)法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如,有些涉及軟件技術(shù)開發(fā)上的具體細(xì)節(jié)規(guī)定,不能起到推動的作用,反而因規(guī)定的太死抑制了軟件的自我發(fā)展,影響了會計(jì)電算化的普及。另外,由于法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難。必須看到,對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理,不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī),如《會計(jì)法》、《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》等。因?yàn)闀?jì)電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)對此加以有效控制就很有必要
3.會計(jì)電算化技術(shù)的使用在總體上還處于低層次水平
我國現(xiàn)階段的會計(jì)電算化僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會計(jì)的電算化,沒有實(shí)現(xiàn)管理會計(jì)電算化,更不是完整意義的會計(jì)電算化。很多企業(yè)使用的軟件主要是一些軟件公司早期開發(fā)的部門級會計(jì)信息系統(tǒng),也有一些是自行開發(fā)的核算軟件,采用“管理型”和“決策型”財(cái)務(wù)軟件的企業(yè)較少,采用ERP的企業(yè)就更少。這樣,會計(jì)信息系統(tǒng)的啟用并不能對企業(yè)管理帶來實(shí)質(zhì)性改善。大量的財(cái)務(wù)分析工作仍需要手工操作,很多單位由于缺乏高水平的財(cái)務(wù)管理人員,致使財(cái)務(wù)數(shù)字仍然是不會說話的“死”數(shù),不能為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。完整意義的會計(jì)電算化應(yīng)該是財(cái)務(wù)會計(jì)電算化和管理會計(jì)電算化的有機(jī)結(jié)合。由于管理會計(jì)的規(guī)范性和可操作性都不及財(cái)務(wù)會計(jì),因此,其在企業(yè)推廣較難,這就使管理會計(jì)軟件開發(fā)步履艱難。
4.會計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性、可靠性較差
財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù),是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。就目前軟件廠家來說,真正研究數(shù)據(jù)保密問題、數(shù)據(jù)可靠問題的廠家寥寥無幾。我國多數(shù)會計(jì)電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性弱,缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體的記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。
■二、解決會計(jì)電算化問題的對策
通過上述分析,我們不難看出我國會計(jì)電算化工作還不完善、且面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn),如何使會計(jì)電算化向更深層發(fā)展,針對會計(jì)電算化進(jìn)程中存在的問題應(yīng)采取以下措施。
1.更新認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念
在認(rèn)識上要明確“會計(jì)電算化”是指一個過程,而不是目標(biāo)。要高度重視會計(jì)電算化工作,必須認(rèn)識到會計(jì)電算化不僅改變了會計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會計(jì)信息質(zhì)量,而且改變了會計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù),因而推動了會計(jì)理論與會計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善,促進(jìn)了會計(jì)管理制度的改革,是整個會計(jì)理論研究與會計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。同時還要注意到,會計(jì)電算化應(yīng)面向管理。現(xiàn)代管理會計(jì)從財(cái)務(wù)會計(jì)的單純記錄和反映擴(kuò)展到解析過去、控制現(xiàn)在和籌劃未來有機(jī)結(jié)合起來。所以,目前財(cái)務(wù)軟件需要實(shí)現(xiàn)管理會計(jì)的全面電算化。
2.進(jìn)一步完善會計(jì)電算化的配套法規(guī)
隨著會計(jì)電算化的普及與財(cái)務(wù)軟件功能的不斷增加,針對會計(jì)電算化工作出現(xiàn)的新問題對現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)作進(jìn)一步補(bǔ)充和完善。通過準(zhǔn)則類法規(guī)對會計(jì)電算化作進(jìn)一步約束,使會計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。一個國家的會計(jì)規(guī)范化管理主要是通過頒布指定會計(jì)準(zhǔn)則和具體會計(jì)準(zhǔn)則來進(jìn)行的。只有用會計(jì)準(zhǔn)則指導(dǎo)會計(jì)業(yè)務(wù)才能規(guī)范會計(jì)行為。另外,國家應(yīng)加大宣傳力度,使人們意識到使用電算化的好處,提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和會計(jì)人員對會計(jì)電算化的正確認(rèn)識,完善會計(jì)電算化相關(guān)的管理制度。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是一個有機(jī)系統(tǒng),僅有一套好的軟件是不夠的。必須要有一套與之密切結(jié)合的管理制度才能保證會計(jì)信息安全可靠,充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)的作用。進(jìn)一步完善會計(jì)電算化的配套法規(guī),針對會計(jì)電算化工作出現(xiàn)的新問題對現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)作進(jìn)一步補(bǔ)充和完善。通過準(zhǔn)則類法規(guī)對會計(jì)電算化作進(jìn)一步約束,使會計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。
3.改變會計(jì)軟件開發(fā)模式
會計(jì)電算化工作的目標(biāo)是應(yīng)用企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)原理和成本與管理會計(jì)方法,以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對傳統(tǒng)手工會計(jì)的處理方法、流程及會計(jì)數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、傳輸和報(bào)告方式進(jìn)行改造后而建立的,事前有預(yù)測、決策,事中有規(guī)劃、控制,事后有核算、分析的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)。因此,需要開發(fā)真正具有管理功能的會計(jì)軟件。改變會計(jì)軟件開發(fā)模式,進(jìn)一步加速會計(jì)軟件從核算型向管理型轉(zhuǎn)變,在廣泛吸收取得的先進(jìn)成果的基礎(chǔ)上,開發(fā)出商品化的實(shí)用型會計(jì)軟件,并具有二次開發(fā)的能力,以及提高其兼容性,提高滿足管理方面需求的功能。為了保證組成系統(tǒng)的各個功能模塊協(xié)調(diào)一致、迅速、高效地完成整個系統(tǒng)目標(biāo),在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)本著高效性原則,突破手工系統(tǒng)的框架,改變以手工賬表為核心進(jìn)行會計(jì)處理的做法,使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)能夠在最大限度上滿足管理部門對會計(jì)信息的要求,使電算化工作取得真正的效益。另外,建議按照不同行業(yè)的特點(diǎn),分別開發(fā)設(shè)計(jì)出適用這些行業(yè)的不同的通用會計(jì)電算化軟件。如銀行的流動資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品等,分別根據(jù)其行業(yè)不同或客戶需求設(shè)計(jì)出不同的模塊,讓通用會計(jì)軟件更實(shí)用。
4.加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性
在實(shí)行會計(jì)電算化后,會計(jì)資料是由電子計(jì)算機(jī)按照規(guī)定的程序生成的。因此對會計(jì)人員人品的要求更加嚴(yán)格。建立必要的內(nèi)部控制制度,實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理,建立崗位責(zé)任制。財(cái)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī),提高自身素質(zhì),保守單位商業(yè)秘密及財(cái)務(wù)秘密,不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進(jìn)入自己的軟件系統(tǒng)。另外為了加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密工作,可以在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。企業(yè)也可以制定相應(yīng)的硬、軟件管理制度,如:制定機(jī)房設(shè)備安全措施、修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度等。從電算化軟件的設(shè)計(jì)入手,建立完善的會計(jì)軟件服務(wù)體系,增強(qiáng)軟件本身的限制功能。建立會計(jì)信息資料的備份制度,對重要的會計(jì)信息資料要實(shí)行多級備份。
因?yàn)闀?jì)電算化涉及到會計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識,所以除上述問題外,復(fù)合人才的短缺問題在現(xiàn)在也表現(xiàn)得比較突出。但隨著高等教育和在職教育的廣泛普及,這種人才短缺的問題在近些年中得到了明顯的緩解。隨著理論研究的深入、政策的傾斜,會計(jì)人員素質(zhì)的加強(qiáng),會計(jì)電算化的進(jìn)一步提高指日可待。
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