標簽： 內(nèi)部控制風險管理內(nèi)控管理內(nèi)控培訓內(nèi)部控制培訓銀行內(nèi)控企業(yè)內(nèi)控 分類： 內(nèi)部控制與風險管理
一、案例簡介：銷售收款存漏洞 嗜賭業(yè)務員挪用貨款上百萬
據(jù)媒體報道，33歲的何某1998年大學畢業(yè)應聘進了南京某公司當銷售員。何滿頭腦靈活，工作成績也還不錯，但迷上了賭博，他就對貨款打起了主意。每次收到貨款他總要遲幾天上報，從中扣除一些貨款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的貨款，他暗中將其中的7萬余元挪到自己手里。第一次下手，何滿也害怕了好幾天。一個月后，他與南京某公司簽訂購銷合同，這一次他只拿了4萬多元。同年6月，他從兩家客戶的貨款中挪用了12萬元供自己開支，從此膽子越來越大了。
為了自己挪用公款方便，何自己登記注冊成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。開始他以旭浩公司的名義與客戶談生意，并以旭浩公司與客戶簽合同，將自己的東家提供給客戶的各種項目，都挪到旭浩公司名下。為了拿錢更順手，他還私刻了自己任職公司的發(fā)票專用章以及客戶專用章。據(jù)檢察院起訴書指控，從2005年到2008年三年間，何滿利用職務之便共與十幾家公司簽訂購銷合同，挪用新型建材公司貨款共計234萬元。
由于錢來得太容易，何滿花起來也爽，光是賭博他就輸?shù)袅思s40萬元，他的生活也發(fā)生了巨大的變化，幾乎天天都和朋友到飯店吃飯，他開著小轎車招搖過市，一身名牌服裝儼然一副大款的派頭。就在何滿感到春風得意的時候，公司財務發(fā)現(xiàn)，何滿簽訂的銷售合同上的合同專用章，與客戶提供給公司對賬的合同專用章不一致，而且合同上的貨款與何滿上交的金額差別太大，財務經(jīng)向客戶核實后發(fā)現(xiàn)，公司和客戶簽訂的合同專用章都是假的，金額也不一致，向領(lǐng)導報告后公司決定報警。2008年5月5日，公安機關(guān)在南京飯店將何滿抓獲歸案，并從旭浩公司的幾個辦公地點搜出現(xiàn)金幾萬元、各種偽造的客戶印章多達24枚。
二、案例分析和啟示
從上述案例來看，公司在銷售實物管理、收款、合同管理與對賬等環(huán)節(jié)都存在較嚴重的內(nèi)控缺陷，使得業(yè)務員長期挪用貨款不被發(fā)現(xiàn)。
從我國企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)常見問題來看，企業(yè)需從以下幾個方面加強銷售和收款的內(nèi)部控制。
1、不相容職責分離
不相容職務倘若有同一個人或者同一個部門擔任，勢必增加內(nèi)部舞弊的發(fā)生可能。對銷售與收款環(huán)節(jié)來說，對企業(yè)內(nèi)部涉及銷售收入的機構(gòu)、崗位進行合理的設置和權(quán)限劃分，是規(guī)避銷售環(huán)節(jié)風險的主要手段和方法。比如很多企業(yè)中，銷售與收款的整個循環(huán)過程往往由銷售部獨立負責，無論客戶交易金額的大小，都由銷售人員同時負責產(chǎn)品銷售和對客戶的收款，這種做法的好處是能夠提高工作效率，但是同時也增加了潛在的風險，可能導致收款過程中，銷售人員挪用貨款或貨物的現(xiàn)象，卻無法及時發(fā)現(xiàn)，如本案例中，如公司財務人員與對方及時認真對賬，則挪用貨款行為會及早暴露的。
2、銷售計劃和預算管理
銷售計劃和預算一方面是企業(yè)全面預算的編制起點，為生產(chǎn)、采購、費用等方面預算提供的編制基礎(chǔ)，另一方面它可以起到對企業(yè)銷售活動進行約束和控制的功能，有利于公司目標及銷售任務的實現(xiàn)。通過預算使銷售機會、銷售目標、銷售定額清晰化和集中化；有助于促使各職能部門協(xié)調(diào)合作；有助于保持銷售額、銷售成本與計劃結(jié)果之間的平衡；并為企業(yè)提供了一個評估結(jié)果的工具，通過預算與實際銷售的比較，可以全面控制營業(yè)收入環(huán)節(jié)的各種業(yè)務，評估銷售部門和其他部門的業(yè)績完成情況。
3、價格管理
從價格管理控制來說，企業(yè)應制定統(tǒng)一的市場定價和折扣政策，并經(jīng)過適當授權(quán)審批，這既是維護企業(yè)形象和市場秩序的要求，也是保護企業(yè)資產(chǎn)安全完整的要求。企業(yè)需要明確不同層級員工的價格權(quán)限，任何人不得超越其權(quán)限給與客戶優(yōu)惠的價格。
4、客戶檔案和信用管理
對銷售收款循環(huán)來說，信用管理是保障公司資產(chǎn)安全，減少壞賬損失的最有效的方法。為了加強信用管理，企業(yè)應該建立一套全程信用管理體系，包括：信用管理組織結(jié)構(gòu)的建立；信用管理操作流程的規(guī)范和客戶信用等級和信用額度的確定。從組織結(jié)構(gòu)上看，信用管理職能最好與銷售職能分開，由一個單獨的信用管理部門（或管理部門）來履行對客戶的信用的評定、實施和監(jiān)督。
5、銷售合同管理
銷售合同是企業(yè)與其他單位之間進行商品和服務銷售活動而簽訂的具有法律效率的文件。在合同簽訂后企業(yè)就要按照合同要求履行契約，一旦合同管理出現(xiàn)問題，將會給企業(yè)帶來災難性的后果，比如：銷售人員可能利用權(quán)力和管理上的不善與客戶簽訂不利于公司的合同；偽造或簽訂虛假公司合同；合同內(nèi)容不當引起公司與客戶的糾紛；合同信息傳遞不全導致公司重復發(fā)貨或者重復付款；作廢合同依然被企業(yè)履行等等。為了加強對合同的管理，企業(yè)需要在合同簽訂前加強對合同內(nèi)容的評審，并在事后對合同進行妥善保管和跟蹤；所有銷售按一定的規(guī)則編號且歸類存檔，以便于統(tǒng)計和查閱；作廢合同應該加蓋作廢章，并應該由專人統(tǒng)一保管。
6、發(fā)貨管理
由于發(fā)貨要牽涉到多個部門，包括銷售部、倉庫、財務部和物流部，所以很多企業(yè)由于信息傳遞的錯誤和倉庫管理的不善造成發(fā)貨的混亂，比如貨物發(fā)給了錯誤的客戶，貨物無法及時備好發(fā)給客戶，甚至貨物的丟失；貨物發(fā)出后未及時記錄并予以收款。
對發(fā)貨管理來說，企業(yè)應做好以下控制：倉儲部門只有取得銷售部門編制和簽字認可的發(fā)貨通知單才能發(fā)貨，避免重復發(fā)貨。數(shù)量重大的發(fā)貨，需要與銷售部門核對后再發(fā)貨；由獨立職員清點發(fā)運貨物，與銷售單上列明的品種和數(shù)量進行核對，發(fā)運人和清點復核人應該在有關(guān)憑證上簽字；實際發(fā)貨的品種、數(shù)量和時間應記錄在有關(guān)賬冊和發(fā)貨通知單備付聯(lián)上，并將其中一聯(lián)交會計部門登賬，避免延遲入賬；發(fā)貨后應取得對方簽收的收貨回執(zhí)并加以存檔。
7、賬務記錄和應收款管理
帳務管理要求企業(yè)建立明確的會計政策和制度來規(guī)范銷售與收款環(huán)節(jié)所有收入的確認以及對壞賬的處理。所有的收入確認和應收賬款的帳務處理要做到記錄及時并有依據(jù)；定期核對往來賬，發(fā)函給客戶核對，且必須由非應收帳款的管理人員來核對；帳務調(diào)整必須留有痕跡，且經(jīng)過授權(quán)；對應收賬款要進行賬齡分析，并建立明確的催收機制；進行壞賬核銷必須經(jīng)過獨立于銷售及記賬等職能的經(jīng)理人員的批準，記錄于壞賬審批表上；對已經(jīng)沖銷的壞帳要進行備查登記，并進行后續(xù)跟蹤和催款，防止款項收回時被經(jīng)手人貪污。
