會計電算化是指將以計算機為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)運用到會計中，用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬、對會計信息分析、預(yù)測和決策的過程。它能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化處理，大幅度提高了會計人員的工作效率，提高了會計信息的準(zhǔn)確性和及時性，是會計發(fā)展史上一次重大的變革。但是，會計電算化在帶來高效的處理數(shù)據(jù)的能力的同時，其存在的風(fēng)險性對財務(wù)內(nèi)部控制也提出了新的要求。
一、會計電算化對財務(wù)管理內(nèi)部控制的影響
會計電算化使得會計的核算方式、存儲方式、數(shù)據(jù)處理程序和方法等都發(fā)生大幅度變化，對財務(wù)內(nèi)部控制產(chǎn)生巨大影響。
第一，處理過程的自動化。會計電算化實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動處理。這種數(shù)據(jù)處理過程的自動化雖然使得會計處理高速、簡便，但是很難審核處理過程中的紕漏。在傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)處理中，如果最初的財務(wù)人員發(fā)生數(shù)據(jù)記錄的錯誤，以后的財務(wù)人員能夠根據(jù)其責(zé)任和義務(wù)對這筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和監(jiān)督，加之一些傳統(tǒng)的控制措施，如編制憑證匯總表等，很容易發(fā)現(xiàn)工作中的紕漏，并及時的彌補。而會計電算化實現(xiàn)后，處理過程只是在程序的控制下對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、處理、匯總，然后形成各種賬簿。計算機在處理過程中，對于原始數(shù)據(jù)的紕漏不能自動自動識別和修改，結(jié)果會因錯誤的數(shù)據(jù)形成錯誤的報表。因此，會計電算化對初始數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性要求很高，如果初始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，整個會計處理過程就會全面失誤。而這一弱點很容易成為企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的隱患。
第二，存儲方式的變化。會計電算化使得數(shù)據(jù)的存儲方式由紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)變成電子存儲。在傳統(tǒng)的手工會計情況下，各種原始憑證、記賬憑證等都記錄在紙張上，配以完備的簽章制度，這些以紙質(zhì)形式存在的憑證是企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要證據(jù)，而且由于這些紙質(zhì)憑證原件難以修改，一旦修改就會留下線索和痕跡，所以對數(shù)據(jù)的保存來說是相對安全的。而會計電算化使得數(shù)據(jù)的存儲方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?，很容易被修改或者刪除，并且不留痕跡，而且在受到外界影響的情況下很容易丟失，這就對企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。
第三，財務(wù)內(nèi)部控制的范圍發(fā)生變化。傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)主要是針對于交易處理，企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制也主要是針對這方面。而會計電算化的介入，使會計工作增加了新的工作內(nèi)容。會計電算化系統(tǒng)的建立和運行十分復(fù)雜，使得財務(wù)內(nèi)部控制的范圍也相應(yīng)的變大，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、權(quán)限等這些傳統(tǒng)財務(wù)內(nèi)部控制沒有的也成為新的控制內(nèi)容。
第四，授權(quán)方式的變化。傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須在企業(yè)制度的授權(quán)范圍內(nèi)辦理各個環(huán)節(jié)，而且辦理相應(yīng)業(yè)務(wù)還要具備相應(yīng)的審批手續(xù)，并加蓋簽章，這樣就形成了一道把關(guān)嚴(yán)格的審核機制。而會計電算化在辦理各項會計業(yè)務(wù)時，則是通過用戶名和口令登錄相應(yīng)的工作模塊。而用戶名和口令可能會因為控制措施不完善被人非法竊取，從而造成財務(wù)風(fēng)險。
二、會計電算化對財務(wù)管理內(nèi)部控制的要求
會計電算化對企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的影響和帶來的風(fēng)險，對財務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。企業(yè)應(yīng)從以下幾方面滿足會計電算化對財務(wù)內(nèi)部控制的新要求：
第一，加強組織管理。在會計電算化的背景下，財務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)加強對組織的管理，實行崗位責(zé)任制。會計電算化使得財務(wù)部門的工作崗位出現(xiàn)分化，一部分是基本的會計崗位，主要是會計主管、出納、核算、稽核等；另一部分是會計電算化崗位，主要是系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)收集、審核記賬等，這兩部分崗位可以在保證會計數(shù)據(jù)安全的情況下交叉設(shè)置，各崗位人員既要保持相對穩(wěn)定又要定期輪換。要制定系統(tǒng)而科學(xué)的會計電算化管理制度，包括操作規(guī)程、業(yè)務(wù)處理流程等等。除去基本的會計崗位和會計電算化崗位之外，還應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)維護(hù)崗位，擔(dān)任系統(tǒng)維護(hù)崗位的人員應(yīng)與操作人員嚴(yán)格分離。
第二，加強權(quán)限控制。會計電算化涉及到操作人員權(quán)限大小的問題，應(yīng)按照每個崗位的要求和責(zé)任，授予操作人員相應(yīng)的權(quán)限，操作人員只能在權(quán)限內(nèi)進(jìn)行操作。有權(quán)限接觸電算化系統(tǒng)的財務(wù)人員應(yīng)在系統(tǒng)管理員的授權(quán)和分工下，注冊登記自己用的用戶名和口令，以明確責(zé)任和提高密碼獨立性。對操作人員授權(quán)時目前普遍采取的控制措施，是防治未授權(quán)人員非法使用的有效途徑。
第三，加強會計檔案管理。會計電算化的會計檔案雖然大部分是電子檔案，但是仍有一些紙質(zhì)憑證。對于會計電子化背景下，加強檔案管理應(yīng)做好以下幾方面的工作：首先，建立完善的檔案管理工作，以保證各類會計資料的安全。例如，在存檔時，可以把所有的會計檔案必須由檔案管理人員按照業(yè)務(wù)的時間順序及檔案種類分裝成冊，然后交由會計主管和系統(tǒng)管理員以及檔案管理員簽章后才能入檔。對于電子檔案的保存，要注意將存儲電子檔案的介質(zhì)放置到安全的地方，并定期對電子會計檔案進(jìn)行檢查。其次，要做好檔案備份工作。由于會計電算化系統(tǒng)需要進(jìn)行更新和升級，加之電子檔案易修改和丟失，所以必須做好備份工作，備份可以是多份，存儲到不同的介質(zhì)中，放置到不同的地方，而且，不僅要對檔案本身備份，還應(yīng)對系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件做好備份。最后，因為會計檔案易受環(huán)境等外界因素的影響而損失或毀壞，所以，計算機機房的環(huán)境、各種數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)都符合防水、防潮、防火、防盜、恒溫等條件。
第四，選擇優(yōu)良的應(yīng)用軟件和硬件。因為會計電算化應(yīng)用軟件缺陷造成的隱患也不容忽視。因此，企業(yè)為了保證自身財產(chǎn)安全，選擇優(yōu)良信得過的應(yīng)用軟件和硬件是必須的。對于財務(wù)軟件的選擇應(yīng)遵循安全、簡便、口碑好、售后服務(wù)好等原則，以確保程序和數(shù)據(jù)能夠在安全的環(huán)境下運行，進(jìn)一步保證財務(wù)信息的安全。硬件設(shè)備是會計電算化應(yīng)用軟件的依托，也是保證電算化系統(tǒng)穩(wěn)定可靠運行的基礎(chǔ)。財務(wù)部門應(yīng)設(shè)有專門的機房，配備專用的電源。根據(jù)電算化系統(tǒng)的要求配備性能可靠的電腦，重要的系統(tǒng)配備備用機或者采用雙機系統(tǒng)。此外，對于各種接入設(shè)備必須經(jīng)過病毒檢測。操作人員應(yīng)專機專用，絕對禁止在終端機上進(jìn)行違規(guī)操作。
第五，加強財務(wù)內(nèi)部的審計監(jiān)督。內(nèi)部審計監(jiān)督是企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的重要組成部分，是實現(xiàn)對會計監(jiān)督的有效措施。在會計電算化背景下，應(yīng)定期對各種原始會計資料進(jìn)行審計，審查電算化會計賬務(wù)是否存在錯誤、是否符合有關(guān)規(guī)定；審核各種費用的使用、簽字等是否符合制度要求，各種憑證是否完整等；審查紙質(zhì)檔案與電子檔案是否一致；監(jiān)督各種檔案、數(shù)據(jù)等的保存是否安全、合法，防止發(fā)生非法修改現(xiàn)象；對電算化系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止漏洞的產(chǎn)生。
會計電算化是現(xiàn)代計算機技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是會計發(fā)展的必然趨勢。會計電算化雖然帶來高效的處理數(shù)據(jù)的能力，但是由于計算機的風(fēng)險性和缺陷，也為企業(yè)的財務(wù)帶來隱患。企業(yè)要重視會計電算化帶來的隱患，不斷加強財務(wù)內(nèi)部控制，才能彌補電算化的缺陷，實現(xiàn)財務(wù)管理、會計核算的現(xiàn)代化。
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