一、設計基層行政單位管理用財務報表的必要性
行政單位會計是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄行政單位內部資金運動過程，反映和監(jiān)督行政單位預算執(zhí)行情況的會計。規(guī)范行政單位的會計核算工作，對于加強行政單位財務管理，提高財政資金使用效益，強化行政單位的職能有著十分重要的意義。為了更好地履行職責，行政單位必須重視自身建設，不斷加強包括財務管理在內的各項內部管理，基層行政單位自然不能例外。從基層行政單位來講，財會人員能否及時準確地為決策者提供有關的財務信息，對提高決策水平、避免工作失誤、防止貪污腐敗具有不可替代的重要作用。
行政單位目前正在使用的通用財務報表是根據(jù)1997年頒布的《行政單位會計制度》的有關規(guī)定編制的，包括資產(chǎn)負債表、收入支出總表、支出明細表等。這套報表是一個科學的有機整體，涵蓋了行政單位財務狀況、收入來源、支出去向等方面的信息，為上級主管部門、財政部門以及單位領導定期了解、掌握行政單位財務會計狀況和預算執(zhí)行結果提供了第一手資料。但就基層行政單位而言，由于通用財務報表所反映的內容有一定的局限性，并且有些欄目內容重復，單位領導閱讀后往往只能對單位的財務狀況和預算執(zhí)行結果有一個概略的了解，“知其然而不知其所以然”，要掌握詳細的具體情況，還得向財會人員詢問。為了更好地履行基層行政單位的各項職能，提升其財務管理的效率和效果，筆者認為有必要設計一套簡潔明了而又數(shù)據(jù)全面的適合基層行政單位管理使用的財務報表。
二、基層行政單位管理用財務報表的設計原則
顧名思義，管理用財務報表必須符合管理工作的需要?；鶎有姓挝还芾碛秘攧請蟊淼脑O計應該符合以下四條原則：
第一，簡潔明了。比如資產(chǎn)狀況、費用完成情況等指標分類明確，勾稽關系清楚，讓決策者能夠快速了解報表各指標的含義、指標間的關系，各報表間的關系，從而全面掌握單位整體財務狀況。
第二，數(shù)據(jù)全面。從單位實際出發(fā)，將通用報表中的相關內容及單位特有的業(yè)務內容盡量細化，使領導對單位財務狀況做到了如指掌，在管理過程中能夠得心應手。
第三，相互銜接。具體講就是“上下一致、前后關聯(lián)、左右對應”，即管理用財務報表中大的數(shù)據(jù)必須與上報的通用財務報表一致，必須與本單位承擔的經(jīng)常性的長期業(yè)務職能緊密相關，各報表間必須相互對應。做到了相互銜接，才能便于決策者在對報表數(shù)據(jù)進行比較分析的基礎上作出正確決策，不斷改進和優(yōu)化管理。
第四，易于操作。通用財務報表可以按照現(xiàn)行會計制度直接從財務軟件賬套中取數(shù)，如科目余額、發(fā)生額等。而管理用報表是根據(jù)單位承擔的職能以及管理的需要出發(fā)，雖然有些方面超出了日常會計處理的范圍，但利用市場上的通用財務軟件，經(jīng)過設計變通，實現(xiàn)管理用財務報表的取數(shù)也就不是一件難事。
三、基層行政單位管理用財務報表的構想
由于行政單位的功能、性質不盡相同，所需管理用財務報表的種類和內容也應有所不同。以站在街道辦事處這樣一個綜合服務型的基層行政單位為例，筆者認為可以設計以下幾種報表。
（一）資產(chǎn)負債變動明細表（表1）
表1由通用資產(chǎn)負債表改編而來，可以通過電子報表軟件取數(shù)，能更加準確地反映單位的財務狀況。
1.增加了“本月增加”、“本月減少”欄目。通用資產(chǎn)負債表數(shù)據(jù)只有年初數(shù)和期末數(shù)兩欄，表1中增加了發(fā)生額欄，便于決策者了解每項資產(chǎn)負債在本期內的變動狀況，從中判斷資金收入和支出、債權債務增加和減少的合理性。
2.將“暫存款”、“暫付款”兩大科目按其子科目的期末余額方向分開填列，更準確地反映了特定時點的債權債務狀況。
3.增設“年度收支差額”欄目。這是收入類科目累計發(fā)生額與支出類科目累計發(fā)生額相減而來，使收支狀況一目了然。因為行政單位會計制度規(guī)定在年度終了才結轉本年收支，平時將收入、支出的累計發(fā)生額列示在資產(chǎn)負債表中，僅憑整表合計數(shù)難以作出正確評判。
（二）項目現(xiàn)金流量表（表2）
表2清晰地顯示了單位內部各職能模塊的現(xiàn)金流量，它可以借助財務核算軟件以及電子報表軟件來完成，步驟如下：
第一步，定義基礎資料。財務軟件建賬之初，在“基礎資料”中定義“項目檔案”，按本單位承擔的各項職能分別定義為“項目”類別，例如“招商引資”、“綜合治稅”、“計劃生育”等。對于“經(jīng)濟普查”、“人口普查”等重大事項，必要時可單獨定義。
第二步，設置會計科目。將“經(jīng)費支出”等支出科目，在按照“政府收支分類科目――支出經(jīng)濟分類科目”設置明細科目的基礎上，將所有明細科目設置輔助核算，定義為“項目核算”。
第三步，夯實基礎工作。根據(jù)分職能核算的要求，對結算憑證、經(jīng)費報銷憑證等原始單據(jù)的欄目、樣式加以規(guī)范，并對填寫齊全的原始憑證的真實性、完整性加強審核。
第四步，規(guī)范賬務處理。每一筆經(jīng)審批合格的業(yè)務單據(jù)經(jīng)過財務部門時，都要根據(jù)業(yè)務內容詳盡登記記賬憑證。
第五步，提取賬套數(shù)據(jù)。在與財務軟件配套的電子報表系統(tǒng)中，按表2的樣式定義好報表格式并設定公式，根據(jù)實際需要，設置按月取數(shù)或按季取數(shù)。
（三）應收款項賬齡分析表（表3）
表3中的應收款項是“暫付款”與“暫存款”借方余額科目的合計，與表1資產(chǎn)負債變動明細表中的債權項目相互對照。這張報表可以讓決策者詳細了解應收款項的構成情況，從而及時采取相應的措施，以改善單位的財務管理現(xiàn)狀。
應收賬款賬齡分析是根據(jù)各子科目明細賬逐一分析計算得出，為了準確取得各項債權債務的變動日期，會計人員在日常賬務處理時必須及時記賬，日清月結。制作該表時，應從實際需要出發(fā)，設置不同的賬齡時段，如按月分段或者按季分段,也可按年分段。本文以按年分段的賬齡分析表為例，具體制作步驟如下：
第一步，提出本表的分析假設：（1）以自然年度計算賬齡年份，而不區(qū)別業(yè)務發(fā)生的具體月份；（2）還款時，按照往來賬發(fā)生的先后順序還款，即還款先沖銷時間較長的應收款項。
第二步，將單位財務軟件中的各年度“暫存款”、“暫付款”的科目明細余額表導出，并轉化成EXCEL電子表格式。在表格第一列新增一欄：“所屬年度”。
第三步，將各年度的科目明細余額表按時間順序添加合并到一張科目余額整理表中（見表4），在表最后增添一列：“累計年限”，填寫所屬年度與分析基準年度的差額?！?”表示賬齡在1年以內，“1”表示賬齡在1―2年，以此類推。
第四步，對表4按單位、年度進行排序，并在最后新增一列：“賬齡余額”，輸入如下賬齡計算公式：
經(jīng)過以上步驟，生成賬齡數(shù)據(jù)整理表（表5）。
第五步，對表5數(shù)據(jù)運用數(shù)據(jù)透視表功能進行整理：“累計年限”作為列標簽，“單位”作為行標簽，“賬齡余額”作為數(shù)值區(qū)域。數(shù)據(jù)整理好后，對透視表進行數(shù)值化。
第六步，更改列標的顯示設置。將“0”顯示設置改為“1年以內”，“1”顯示設置改為“1―2年”，依此類推。這樣賬齡分析表就完成了。
基層行政單位內部管理用報表是為決策者服務的。決策者需要的信息不同, 所編制的報表種類、格式、內容也應有所區(qū)別。為此報表編制人員必須加強學習，不斷提高業(yè)務水平，緊貼單位實際，認真編制、填報并不斷改進、完善管理用財務報表，使其充分發(fā)揮應有的作用。
