財務(wù)大廳現(xiàn)場作為教職工等前來報賬人員直接接觸的場所，對報銷人員的服務(wù)質(zhì)量感知有著至關(guān)重要的影響。本文通過運用現(xiàn)場管理分析的方法，對高校財務(wù)大廳的現(xiàn)場管理現(xiàn)狀進行分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題，給出解決方案。
一、財務(wù)大廳現(xiàn)場管理問題分析
優(yōu)化高校財務(wù)大廳的現(xiàn)場管理，對提升工作效率，提高報銷人員滿意度有極大的幫助。目前財務(wù)大廳的現(xiàn)場管理仍存在的問題主要有以下幾點：
(一)辦公環(huán)境無序
財務(wù)大廳大多屬于開放式布局，辦公全貌能夠全部進入報銷人員的視線范圍。大廳辦公資料排放不夠整齊，擁堵、雜亂的辦公環(huán)境能夠直接影響報銷人員的服務(wù)質(zhì)量感知，以及財務(wù)人員的工作狀態(tài)，會引起報銷人員的負面情緒，成為報銷過程中溝通交流的障礙。
(二)員工素質(zhì)參差不齊
部分報銷人員反映，財務(wù)大廳的有些員工服務(wù)態(tài)度較差，缺乏親和力，一旦報銷人員準備的報銷材料中出現(xiàn)問題，就會表現(xiàn)出較差的服務(wù)態(tài)度。這樣的表現(xiàn)會影響財務(wù)大廳的整體形象。因此，必須加強高校會計人員隊伍建設(shè)，提高高校會計人員的素質(zhì)，提升服務(wù)質(zhì)量。
(三)人文關(guān)懷問題
財務(wù)大廳有些時段會出現(xiàn)排隊現(xiàn)象嚴重，報銷人員等候服務(wù)要持續(xù)多達數(shù)小時，而大廳等候區(qū)的人為關(guān)懷程度較低，例如等候區(qū)提供的飲用水不能及時補充，也沒有準備報紙刊物等供報銷人員等候過程中消除疲勞的設(shè)施。對財務(wù)大廳業(yè)務(wù)不熟悉的報銷人員需要更長時間來摸索、適應(yīng)等。
現(xiàn)場管理能夠通過影響財務(wù)工作人員以及報銷人員的心里感知，進而對總體工作效率產(chǎn)生效應(yīng)?，F(xiàn)場管理的效果對員工工作狀態(tài)和報銷人員的感受都有很大的影響，而財務(wù)大廳的現(xiàn)場狀況說明其現(xiàn)場管理工作做得并不到位，尚需要進一步改善。
二、財務(wù)大廳現(xiàn)場管理改進
現(xiàn)場管理的方法有很多，如目視管理、5S管理、定置管理等等，應(yīng)針對財務(wù)大廳的實際情況，選用適當(dāng)方法對財務(wù)大廳現(xiàn)場進行改善。
(一)現(xiàn)場管理的目標
開展現(xiàn)場管理活動的目標是，改善財務(wù)大廳的工作現(xiàn)場，消除臟亂、無序，做到場地持續(xù)性整齊、整潔，員工素養(yǎng)提升，為顧客提供滿意的服務(wù)環(huán)境。
(二)現(xiàn)場管理改進措施
5S管理是全方位改善工作現(xiàn)場環(huán)境的有效方法，財務(wù)大廳開展5S活動，應(yīng)該按照下面的具體要求進行。
整理：動員財務(wù)大廳所有員工檢查各自辦公桌，找出崗位上的非必需物品，進行徹底清理。在檢查和清理過程中，各部門科長要根據(jù)部門職責(zé)制定出必需物品的標準，部門員工依據(jù)標準進行檢查、清理，每天下班前都重新進行一次檢查清理，確保整理效果持續(xù)有效。
整頓：各科室組成討論小組，根據(jù)自己的業(yè)務(wù)操作過程特點，設(shè)計最科學(xué)、合理的必需品擺放方式，要做到放置科學(xué)，標識明確，效率提升。整頓后的工作環(huán)境應(yīng)能夠帶給員工輕松的工作感受，保證工作地保持井然有序的狀態(tài)。
清掃：財務(wù)大廳整體的清掃工作要做到區(qū)域責(zé)任明確，每位員工在負責(zé)自己工作地清掃工作，同時，要盡職做好公共區(qū)域自己責(zé)任部分的清掃工作，達到清掃要求，進一步優(yōu)化工作環(huán)境。
清潔：財務(wù)大廳負責(zé)人應(yīng)該召集相應(yīng)部門負責(zé)人一起，制定整理、整頓和清掃的標準，形成制度規(guī)定，促使大廳現(xiàn)場的整理、整頓、清掃工作保持下去，并持續(xù)符合標準。
素養(yǎng)：財務(wù)大廳員工不僅要將上述4S活動形成自身習(xí)慣，而且要做到服務(wù)周到、態(tài)度良好，為顧客提供最好的服務(wù)，展示財務(wù)大廳的良好形象。財務(wù)大廳應(yīng)該通過培訓(xùn)、獎懲、其他類型的活動保持和提升全體員工的素養(yǎng)。
(三)定置管理和目視管理
定置管理和目視管理可以看做是5S管理的延伸和深化，在做好5S管理的基礎(chǔ)上，進一步開展定置管理和目視管理，形成相應(yīng)的規(guī)章制度，使財務(wù)大廳的現(xiàn)場管理效果得到保持和持續(xù)改善。
三、財務(wù)大廳工作改進方案實施要點
為了使財務(wù)大廳改進工作能夠順利開展，作業(yè)流程優(yōu)化和現(xiàn)場管理改進能夠達到預(yù)期效果，方案實施過程中要做到以下幾點：
(一)領(lǐng)導(dǎo)表率，多方配合
領(lǐng)導(dǎo)的表率作用是各種方案能夠順利實施的保證。財務(wù)大廳現(xiàn)場管理基本屬于內(nèi)部活動，由財務(wù)大廳負責(zé)人帶頭，并爭取大廳各部門負責(zé)人的支持，以身作則，推動現(xiàn)場管理的有效實施。
(二)宣傳動員，鼓舞士氣
財務(wù)大廳工作改善方案實施前期應(yīng)該做好宣傳動員工作，集思廣益，通過獲取廣大師生的意見和建議，完善流程優(yōu)化方案，通過選取合理的動員方式，如動員大會，座談等，形成全校范圍內(nèi)的宣傳動員局面，在優(yōu)化方案的基礎(chǔ)上，宣傳優(yōu)化目的與實施決心，贏得師生的響應(yīng)與支持，推動方案的實施效率。
(三)形成制度，持續(xù)改進
財務(wù)管理的長期穩(wěn)定運行，很大程度上依賴于制度的建立與健全。只有將改進方案形成制度、規(guī)定，才能最有力的保證方案實施效果。制度包括優(yōu)化后流程的實施制度，現(xiàn)場管理制度，還包括對應(yīng)的獎懲制度。對內(nèi)部員工，根據(jù)其工作表現(xiàn)給予適當(dāng)?shù)莫剟罨驊土P，有利于改善方案的持續(xù)落實。工業(yè)工程方法的核心理念之一就是持續(xù)改進，財務(wù)大廳工作的重要性已經(jīng)多次強調(diào)，只有持續(xù)改進財務(wù)大廳的工作，才能促使其為在校廣大師生提供越來越好的服務(wù)，為學(xué)校整體發(fā)展進步打下堅實的基礎(chǔ)。
