管理者們面對(duì)紛繁復(fù)雜的管理實(shí)務(wù)，只有從企業(yè)整體出發(fā)，通過(guò)科學(xué)預(yù)測(cè)，利用貨幣或數(shù)量的預(yù)算形式明確企業(yè)預(yù)期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果及財(cái)務(wù)狀況，并對(duì)企業(yè)及各業(yè)務(wù)部門(mén)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)整和控制，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的全面管理。
預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個(gè)能把企業(yè)所有關(guān)鍵問(wèn)題融合于一個(gè)體系之中的管理控制方法之一。它是以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為依據(jù)，集計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、激勵(lì)和評(píng)價(jià)于一體，貫穿企業(yè)產(chǎn)、供、銷(xiāo)各環(huán)節(jié)，涉及人、財(cái)、物各個(gè)方面的現(xiàn)代化企業(yè)管理系統(tǒng)。本文就如何有效加強(qiáng)企業(yè)預(yù)算管理水平進(jìn)行探討。
一、企業(yè)實(shí)施預(yù)算管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題
第一，企業(yè)預(yù)算管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)應(yīng)該從自身的實(shí)際情況出發(fā)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷進(jìn)行完善與提高。同時(shí)，在推行企業(yè)預(yù)算管理過(guò)程中要做到注重實(shí)際，分步驟實(shí)施，切記不可以急于求全和急于求成。
第二，企業(yè)必須要不斷地提高自身基礎(chǔ)管理水平和完善預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，力求做到科學(xué)、系統(tǒng)、全面，同時(shí)體現(xiàn)出可考核性和可控制性，這樣既能夠客觀準(zhǔn)確地反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平，又可以滿足企業(yè)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的雙重要求。
第三，企業(yè)預(yù)算管理的工作量極大，如果全憑人工，而沒(méi)有信息化系統(tǒng)的支撐，幾乎不可能完成的。企業(yè)應(yīng)該不斷去完善自身的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，有條件的企業(yè)還可以和軟件公司合作，一起開(kāi)發(fā)出全面預(yù)算管理軟件。只有這樣才可以保證預(yù)算編制、調(diào)整、考核、分析、控制、評(píng)價(jià)的有效性和實(shí)時(shí)性。
第四，企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)與“不斷改進(jìn)”和“流程再造”這兩種理念相互結(jié)合。企業(yè)的預(yù)算管理是與企業(yè)的管理流程和工作流程緊密結(jié)合，它不再是靜態(tài)的過(guò)程，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理活動(dòng)，因此在企業(yè)的具體操作中，預(yù)算管理也需要隨之不斷改進(jìn)。同時(shí)，企業(yè)通過(guò)推行預(yù)算管理，能夠暴露出信息流、資金流和物流在流動(dòng)過(guò)程中存在的問(wèn)題，從而促進(jìn)企業(yè)不斷改進(jìn)和完善，推動(dòng)流程再造工作，二者相輔相成、相互作用。
二、有效加強(qiáng)企業(yè)預(yù)算管理水平的方法與措施
(一) 充分發(fā)揮預(yù)算管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的核心作用
要樹(shù)立正確的理財(cái)觀，統(tǒng)籌生財(cái)、聚財(cái)、管財(cái)、用財(cái)各個(gè)環(huán)節(jié)，合理安排各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作，優(yōu)化調(diào)配企業(yè)資源，提高精細(xì)化管理水平，構(gòu)建統(tǒng)一高效的資金管理體系和資產(chǎn)全壽命周期管理體系。深入挖掘企業(yè)潛在的規(guī)模效益，按照“四化”工作的要求，積極推進(jìn)集約化發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)預(yù)算管理工作再上新臺(tái)階。
企業(yè)預(yù)算一經(jīng)確定，必須嚴(yán)格執(zhí)行。各部門(mén)應(yīng)將預(yù)算指標(biāo)進(jìn)一步分解，落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)崗位，形成全方位的預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系，任何部門(mén)和個(gè)人不得超越權(quán)限調(diào)整、變動(dòng)預(yù)算方案。每筆預(yù)算支出均在企業(yè)預(yù)算軟件中申請(qǐng)、核準(zhǔn)。
企業(yè)應(yīng)積極組織收入，確保收入預(yù)算的完成。嚴(yán)格控制預(yù)算外支出，對(duì)于未納入年度預(yù)算但確需發(fā)生的支出，一律由有關(guān)職能部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審定。企業(yè)預(yù)算確定后不得隨意調(diào)整。當(dāng)遇到國(guó)家重大政策性變化或不可抗力因素等影響，或根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)或企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的變化，企業(yè)預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)編制預(yù)算調(diào)整方案，并按照規(guī)定程序?qū)徟?
同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)管理部每月應(yīng)該將預(yù)算的執(zhí)行情況對(duì)企業(yè)決策機(jī)構(gòu)和各預(yù)算執(zhí)行單位報(bào)告，反饋預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行差異及其對(duì)企業(yè)預(yù)算目標(biāo)的影響。預(yù)算執(zhí)行部門(mén)手每一季對(duì)預(yù)算指標(biāo)與實(shí)際結(jié)果之間的重大差異作出解釋?zhuān)⒉扇∠鄳?yīng)措施。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況定期或不定期地實(shí)施審計(jì)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題。
(二) 不斷提高推進(jìn)企業(yè)預(yù)算管理重要性的認(rèn)識(shí)
首先，要充分認(rèn)識(shí)到建立完善的企業(yè)預(yù)算管理，是企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)得到有效執(zhí)行的保障，是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和在未來(lái)國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)中核心競(jìng)爭(zhēng)力的形成的保障。其次，要充分認(rèn)識(shí)到建立完善的企業(yè)預(yù)算管理體系，有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求，避免與政策層面沖突、更好的適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。第三，要充分認(rèn)識(shí)到建立完善的企業(yè)預(yù)算管理體系，有利于企業(yè)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，分析并評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，最后對(duì)癥下藥，有效地化解各種風(fēng)險(xiǎn)。
(三) 充分發(fā)揮預(yù)算管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的輔助作用
預(yù)算管理對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策來(lái)說(shuō)，具有較為重要的作用。預(yù)算編制是企業(yè)年度各項(xiàng)工作安排的集中體現(xiàn)，而通過(guò)預(yù)算分析，可以全面深入地把握企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，確保預(yù)算目標(biāo)的可控、在控。要充分利用資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果，建立預(yù)算執(zhí)行定期分析報(bào)告制度，推進(jìn)信息的深層次加工與綜合利用，通過(guò)充分發(fā)揮預(yù)算管理的作用，為企業(yè)管理層進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策提供重要的依據(jù)。同時(shí)，還應(yīng)該充分發(fā)揮預(yù)算管理對(duì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的調(diào)控作用。在預(yù)算安排和成本控制中，要堅(jiān)持勤儉辦企業(yè)的指導(dǎo)思想，認(rèn)真開(kāi)展“三節(jié)約”活動(dòng)，深入研究并逐步建立投入產(chǎn)出分析機(jī)制，避免鋪張浪費(fèi)。成本管理中，既要抓大，也不能放小，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)全方位、全過(guò)程的成本控制。
例如近年來(lái)，河南省周口市煙草公司把實(shí)行全面預(yù)算管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的重要依據(jù)，建立了以預(yù)算管理為主線，以費(fèi)用預(yù)算控制為重點(diǎn)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算相結(jié)合的全面預(yù)算管理控制體系，大大促進(jìn)了企業(yè)預(yù)算管理水平的不斷提高。
(四) 積極推進(jìn)預(yù)算管理信息化工作
企業(yè)應(yīng)該召開(kāi)預(yù)算管理軟件研討會(huì)，進(jìn)行預(yù)算管理模塊功能演示和培訓(xùn)，圍繞企業(yè)預(yù)算管理模塊的基本需求，研討、思考預(yù)算管理與會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算之間的關(guān)系，理清預(yù)算項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、現(xiàn)金流量等相互之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，結(jié)合實(shí)施部門(mén)歸口管理、建立成本費(fèi)用定額管理標(biāo)準(zhǔn)體系、強(qiáng)化預(yù)算全過(guò)程管理與控制及建立預(yù)算預(yù)警機(jī)制等方面，進(jìn)一步完善預(yù)算管理模塊的功能需求。
預(yù)算管理信息化系統(tǒng)一般都具有以下一些功能。
1.強(qiáng)大的運(yùn)算規(guī)則和商務(wù)智能模型，使預(yù)算的編制和調(diào)整更加簡(jiǎn)單高效
系統(tǒng)內(nèi)置的財(cái)務(wù)報(bào)表自動(dòng)生成功能，可以快速地對(duì)詳細(xì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理，并自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表。內(nèi)置了大量的財(cái)務(wù)邏輯關(guān)系和公式，利用建模功能，與預(yù)算表中的相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)鏈接，大大提高了預(yù)算編制和修改的效率。
2.多維數(shù)據(jù)庫(kù)使預(yù)算的分析更加及時(shí)準(zhǔn)確
全面預(yù)算管理系統(tǒng)的最大優(yōu)勢(shì)來(lái)源于系統(tǒng)底層的多維數(shù)據(jù)庫(kù)，該系統(tǒng)引用了維度的概念，維度可以簡(jiǎn)單理解為預(yù)算編制的對(duì)象或角度，如產(chǎn)品、客戶、項(xiàng)目、部門(mén)等等。系統(tǒng)可以按任意維度組合對(duì)預(yù)算及實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的匯總、查詢(xún)和分析，大大提高
數(shù)據(jù)分析的效率。
同時(shí)利用分析工具定義的預(yù)算管理儀表盤(pán)，可以幫助企業(yè)決策層以直觀的圖表方式實(shí)時(shí)掌控企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，并從多角度進(jìn)行靈活分析。
3.靈活的預(yù)算審批執(zhí)行流程
預(yù)算管理信息化系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的流程管理功能，使用戶能跟蹤其預(yù)算的進(jìn)度，制定和驗(yàn)證各項(xiàng)計(jì)劃，并對(duì)變化做出快速響應(yīng)；可以檢查每個(gè)計(jì)劃單元的狀態(tài)和進(jìn)度，實(shí)時(shí)地分析各種變化或偏差，修訂、執(zhí)行、取消和批準(zhǔn)各項(xiàng)計(jì)劃，保證計(jì)劃的準(zhǔn)確性。
4.建立基于web的統(tǒng)一平臺(tái)，使整個(gè)組織有效地參與完整的預(yù)算管理過(guò)程
隨著預(yù)算管理信息化進(jìn)程的不斷加快，建立基于web的統(tǒng)一平臺(tái)(全面預(yù)算管理系統(tǒng))已越來(lái)越重要。例如，北京元年軟件有限公司開(kāi)發(fā)的元年E-planning全面預(yù)算管理系統(tǒng)就是一項(xiàng)基于Web的預(yù)算和計(jì)劃解決方案，為企業(yè)開(kāi)展全面預(yù)算管理提供一個(gè)完整的平臺(tái)和工具?？梢栽谡麄€(gè)公司中實(shí)現(xiàn)協(xié)作的、集成的和基于事件的計(jì)劃流程，以滿足多種多樣的財(cái)務(wù)和運(yùn)營(yíng)需求，整個(gè)預(yù)算管理過(guò)程是企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)在同一平臺(tái)上統(tǒng)一進(jìn)行的。
5.強(qiáng)大的安全保障
全面預(yù)算管理系統(tǒng)集成了多種安全認(rèn)證技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、服務(wù)器認(rèn)證技術(shù)、軟件登錄認(rèn)證技術(shù)等，包括外部身份認(rèn)證，內(nèi)部權(quán)限管理，為用戶提供多層級(jí)的安全保障。
(五) 實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)劃分清晰，合理設(shè)置部門(mén)和人員
充分調(diào)動(dòng)人員和部門(mén)工作的積極性，使他們明確自己在企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算管理中所處的地位和作用，這是企業(yè)預(yù)算管理工作實(shí)現(xiàn)順利開(kāi)展的主要保障。大型企業(yè)，或者有充足的物力和人力的企業(yè)都可以自己?jiǎn)为?dú)設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的工作人員來(lái)落實(shí)企業(yè)整套的預(yù)算管理制度。對(duì)于那些條件有限的中小型企業(yè)，也應(yīng)該在企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置一到兩個(gè)人的專(zhuān)崗來(lái)對(duì)企業(yè)預(yù)算進(jìn)行管理和監(jiān)控，其他部門(mén)應(yīng)該積極配合協(xié)助他們進(jìn)行預(yù)算管理工作。企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)作為總的預(yù)算管理考核部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)全企業(yè)的月度、年度的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行分解、考核、分析、落實(shí)和調(diào)整等工作；并按照歸口管理的基本原則來(lái)明確權(quán)利和責(zé)任，制定出切實(shí)有效的預(yù)算控制指標(biāo)，做到“人人有事干，事事有人管”，同時(shí)要獎(jiǎng)懲分明，加強(qiáng)考核力度，積極落實(shí)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，力爭(zhēng)做到企業(yè)預(yù)算管理制度切實(shí)貫徹執(zhí)行。
