外貿(mào)函電 語言特點(diǎn) 寫作原則
一、前言
外貿(mào)英語函電是國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易專業(yè)以及經(jīng)貿(mào)英語專業(yè)的核心課程之一。其作用于有效地使學(xué)生扎實(shí)掌握對(duì)外貿(mào)易實(shí)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并熟練地運(yùn)用英文于各個(gè)環(huán)節(jié)中的交流溝通。在當(dāng)今變化多端的國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中，更豐富的交流方式伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也在積極更新，“商務(wù)英語”的范圍也在持續(xù)擴(kuò)大。作為具有法律效力的文件，國(guó)際貿(mào)易函電已進(jìn)步在詞語運(yùn)用通俗明了，簡(jiǎn)介樸實(shí)； 句子言簡(jiǎn)意賅，精煉準(zhǔn)確，越來越趨向禮貌口語的表達(dá)方式。一封漂亮的商務(wù)信函，不僅能為公司帶來新商機(jī)，新客戶；并且大大促進(jìn)發(fā)展與客戶間的合作關(guān)系。反之，函件詞不達(dá)意便會(huì)引發(fā)誤會(huì)，更甚者帶來不必要的矛盾，造成客戶流失，導(dǎo)致公司利益損失。學(xué)生們?cè)趯W(xué)習(xí)撰寫商務(wù)信函的過程中，對(duì)相關(guān)外貿(mào)專業(yè)理論實(shí)務(wù)以及商務(wù)法規(guī)會(huì)加深掌握；并且精通扎實(shí)了英語語言水平，其專業(yè)術(shù)語及行文要求都有所進(jìn)步；對(duì)于應(yīng)通曉人的心理，熟悉推銷的藝術(shù)，都有更深的理解。
二、外貿(mào)函電的語言特點(diǎn)
伴隨著競(jìng)爭(zhēng)激烈的涉外商務(wù)活動(dòng)，外貿(mào)函電也日漸呈現(xiàn)出新的寫作特點(diǎn)。首先，它具有明顯的法律特征。在全民經(jīng)濟(jì)時(shí)代，法律法規(guī)是管理人們貿(mào)易行為的重要工具。尤其在步入國(guó)際貿(mào)易全球化，透明化的今天，健全的法規(guī)便成為人們?cè)诮?jīng)濟(jì)行為過程中自我保護(hù)的基本工具。作為外貿(mào)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不可缺少的工具，外貿(mào)函電可以及時(shí)有效的記錄雙方在貿(mào)易中的行為，并且具有明顯的法律特征及突出的法律效力。如果在貿(mào)易過程中出現(xiàn)糾紛，理賠等現(xiàn)象，商務(wù)信函便可成為彼此聯(lián)系的重要證據(jù)。因此，信函的內(nèi)容是必須遵從中國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)，并且必須符合貿(mào)易合作方國(guó)家的相關(guān)經(jīng)貿(mào)制度。在函電術(shù)語方面，合作雙方都要遵循統(tǒng)一的國(guó)際法律法規(guī)和慣例，即其內(nèi)容與形式必須獲得國(guó)際的認(rèn)可。其次，外貿(mào)函電受文化因素影響。外貿(mào)函電核心目的是與國(guó)際貿(mào)易合作方進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)交流與溝通，因此身處跨國(guó)文化背景的環(huán)境中，能夠?qū)崿F(xiàn)無障礙溝通，并產(chǎn)生某種經(jīng)濟(jì)共鳴，達(dá)成合作共識(shí)，便可視為一封成功的商務(wù)信函。由于不同國(guó)家的政治，經(jīng)濟(jì)環(huán)境及傳統(tǒng)習(xí)俗的差異，各類人群的經(jīng)濟(jì)觀，消費(fèi)觀，商業(yè)經(jīng)營(yíng)習(xí)慣，甚至風(fēng)俗習(xí)慣有很大的不同，如果不充分考慮對(duì)方文化因素，就有可能困難于了解對(duì)方真實(shí)態(tài)度與合作愿望。所以，外貿(mào)函電不僅僅是專業(yè)的外語翻譯工作，并且還要求函電撰寫人員掌握熟練地交際技巧，尤其是在面對(duì)跨國(guó)文化貿(mào)易時(shí)的交際能力。再次，商務(wù)信函越來越要求文體的正規(guī)性。商務(wù)信函關(guān)系到進(jìn)出口業(yè)務(wù)，在撰寫的過程中要考慮到不同國(guó)家海關(guān)，運(yùn)輸，銀行，法律更相關(guān)專業(yè)的慣例，撰寫內(nèi)容格式都要遵行雙方要求，因此在文體上要求正式文體或者專業(yè)文體，其類型主要有請(qǐng)求函，詢問函，聯(lián)系函，告知函和商洽函等。隨著科技的進(jìn)步，外貿(mào)函電的傳遞方式也趨于多樣化，郵寄，快遞，電報(bào)等。最為廣泛應(yīng)用的即電子郵件及互聯(lián)網(wǎng)上的在線及時(shí)溝通。
三、外貿(mào)函電的7C寫作原則
為了達(dá)到通過商務(wù)信函進(jìn)行有效溝通交流的目的，十分有必要了解掌握寫好英文商務(wù)信函的原則。這些原則通常被稱之為“7C原則”，即正確，具體，清楚，禮貌，完整，體諒和簡(jiǎn)潔。
（一）正確（Correctness）
商務(wù)信函必須書寫正確，因?yàn)樽鳛榫哂蟹尚ЯΦ纳虅?wù)貿(mào)易單據(jù)的憑證，其內(nèi)容涉及到貿(mào)易雙方的權(quán)利和義務(wù)。一封標(biāo)準(zhǔn)正確的商務(wù)信函表現(xiàn)在語法的恰當(dāng)運(yùn)用，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)與詞句的正確拼寫；并且對(duì)于信函內(nèi)容要求提供的信息事實(shí)和數(shù)字無誤，敘述的內(nèi)容正確，寫作格式規(guī)范，寫作技術(shù)運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語準(zhǔn)確。例如：These products provided are exactly same to those samples （此次產(chǎn)品與樣品100%一樣）. 此處 exactly same to those samples說法太絕對(duì)，畢竟無法保證在交易過程中每一件貨物與樣品一模一樣，因此可能產(chǎn)生在交貨時(shí)就產(chǎn)品質(zhì)量方面的糾紛?？梢愿臑椋篢he products provided are similar in quality to those samples.
（二）具體（Concreteness）
一封正規(guī)有效的商務(wù)信函必須寫得具體，生動(dòng)和明確。在面對(duì)大量貨物描述，敘述其多項(xiàng)交易條款時(shí)，務(wù)必做到仔細(xì)具體描述，要盡量避免運(yùn)用不確定，大概，模糊和抽象的詞句。在書寫過程中，應(yīng)盡量使用真實(shí)具體的數(shù)字與事實(shí)，采用恰當(dāng)?shù)男稳菰~，使貿(mào)易雙方更加明確了解交易內(nèi)容。多數(shù)情況下，商務(wù)信函采用主動(dòng)語態(tài)陳述內(nèi)容。例如，在最終的銷售確認(rèn)書中，詳細(xì)具體的列出產(chǎn)品的規(guī)格，數(shù)量，單價(jià)，包裝，保險(xiǎn)等交易條款，使此信函生動(dòng)明確，更有分量；做到讓交易對(duì)方完全了解產(chǎn)品資料，加速今后的交易進(jìn)程。
?。ㄈ┣宄–larity）
清楚，應(yīng)該讓收信人在閱讀時(shí)一目了然，盡量避免不理解或者易出現(xiàn)誤會(huì)的地方。寫信人應(yīng)當(dāng)在明確了所要表達(dá)的內(nèi)容后，采用熟悉簡(jiǎn)短和口語化的詞語，建立有效層次分明的段落語句來清晰的表達(dá)目的，不能采用晦澀易產(chǎn)生歧義的詞匯。更多時(shí)候，可以提供產(chǎn)品說明書，插圖，樣例等在視覺上有助于理解的輔助品。清楚明確的商務(wù)信函不僅體現(xiàn)了寫信人的干練專業(yè)，并且節(jié)約了收信人的時(shí)間，提高了工作效率。例如：As t the goods sailing from Beijing to Melbourne， we supply bimonthly direct services. 這個(gè)bimonthly 有不明確之處，它可以表示 once two month （隔月的） 或者 twice a month （一個(gè)兩次的）。因此可以改為：We supply semimonthly direct sailing from Beijing to Melbourne. 或者We supply two direct sailings each month from Beijing to Melbourne。
