業(yè)務(wù)流程再造(BPR)，突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的制約，強調(diào)以“流程導(dǎo)向”替代“職能導(dǎo)向”，為組織管理提出了全新的思路。會計流程是業(yè)務(wù)流程的重要組成部分，如何設(shè)計記賬憑證模板模型，用于識別會計事件并觸發(fā)記賬憑證的自動生成，是會計流程再造中業(yè)務(wù)事件轉(zhuǎn)換為會計事件的關(guān)鍵，因此，該模型就不可避免地成為會計流程再造中必須高度重視的研究課題。
一、記賬憑證生成需求分析
(一)財務(wù)會計對記賬憑證生成的規(guī)范性需求在財務(wù)會計中，記賬憑證是完成會計確認與會計計量的重要載體。人們使用自然語言描述會計主體發(fā)生的經(jīng)濟交易或事項，使用會計語言描述記賬憑證。這種會計語言的運用，具體地講，就是運用復(fù)式記賬法、編制會計分錄、填制記賬憑證。因此，從分析經(jīng)濟交易或事項到編制記賬憑證的過程，實質(zhì)上就是自然語言到會計語言的轉(zhuǎn)換過程。在這個語言的“翻譯”過程中至少存在著“語法”和“語義”兩方面的規(guī)范性要求。“語法”規(guī)范主要包括會計要素的正確確認和準(zhǔn)確計量的要求；而“語義”規(guī)范則主要包括會計假設(shè)和會計信息質(zhì)量特征的遵循。當(dāng)前國產(chǎn)的大多數(shù)財務(wù)軟件，幾乎都是利用IT技術(shù)模仿原有會計流程，實現(xiàn)了原有會計流程的自動化。在其憑證處理中，也十分強調(diào)系統(tǒng)應(yīng)具備正確性校驗和合法性校驗功能。正確性校驗是指記賬憑證填制過程中必須滿足的最基本要求，或者是憑證填制的語法規(guī)定。歸納起來大概有以下幾方面的要求：憑證第一分錄摘要不允許為空。如果為空，系統(tǒng)就應(yīng)該提示“憑證第一條分錄無摘要”；記賬憑證的日期不允許為空，也不允許在賬務(wù)當(dāng)前會計期間之前，而只允許填制當(dāng)前會計期間及其之后的憑證；相同憑證字的憑證號不允許重號；不允許錄入不存在的科目、不允許錄入非最低級明細科目；不允許當(dāng)前操作員錄入無權(quán)限使用的科目；如果啟用了某些業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而且選中了業(yè)務(wù)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)核算選項，在賬務(wù)系統(tǒng)的憑證填制中就不允許使用相關(guān)的科目。合法性校驗是指系統(tǒng)針對輸入憑證的合理、合法性檢查的簡稱?；蛘哒f是記賬憑證填制之后的語義檢查。其檢查范圍及標(biāo)準(zhǔn)有：用戶自定義的非法對應(yīng)科目檢查。如當(dāng)憑證的借方出現(xiàn)固定資產(chǎn)科目時，就不允許在其貸方出現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備科目等；與憑證字有關(guān)的會計科目檢查，如轉(zhuǎn)賬憑證不允許出現(xiàn)現(xiàn)金或銀行存款類科目等。
(二)會計流程再造對記賬憑證生成的靈活性需求業(yè)務(wù)流程再造(BPR)和業(yè)務(wù)流程改進(Business Process Improvement，BPI)的興起，一方面是企業(yè)營商環(huán)境的改變對企業(yè)內(nèi)部運作的效率與效果提出了新的要求；另一方面是IT技術(shù)的出現(xiàn)和管理理論的發(fā)展給流程再造提供了工具和理論指導(dǎo)；從而導(dǎo)致了BPR的成功。事實上，會計流程也是業(yè)務(wù)流程的重要組成部分，因而業(yè)務(wù)流程再造的特征也必然是會計流程再造的特征。綜觀BPR的特征，有兩點非常重要：IT技術(shù)的引入和傳統(tǒng)流程的變革與集成。會計流程再造，應(yīng)該借助IT技術(shù)，結(jié)合業(yè)務(wù)流程再造，因地制宜地實施傳統(tǒng)會計流程的變革與集成。成功的關(guān)鍵是“因地制宜”，也就是要根據(jù)企業(yè)流程管理的個性特征，靈活地設(shè)計新的會計流程，在新的會計流程中，結(jié)合財務(wù)會計的規(guī)范性需要，找出記賬憑證生成的充要條件，靈活設(shè)計記賬憑證生成模板模型。
(三)記賬憑證自動生成模板模型的構(gòu)建所謂的記賬憑證生成的充要條件，實際上就是對業(yè)務(wù)事項發(fā)生是否引發(fā)會計事件(信息事件)的發(fā)生的判斷條件。因此，可以使用REA會計的基本概念來構(gòu)建基于事項驅(qū)動的記賬憑證自動生成模板模型，以同時滿足財務(wù)會計記賬憑證的規(guī)范性需求和流程再造的靈活性需求。
二、銷售循環(huán)現(xiàn)銷過程流程再造比較分析
(一)傳統(tǒng)銷售循環(huán)現(xiàn)銷過程描述第一步：銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時，由銷售部門業(yè)務(wù)人員開具一式四聯(lián)的銷售票據(jù)，其中一聯(lián)作為存根及銷售統(tǒng)計，另外三聯(lián)由客戶或業(yè)務(wù)人員傳遞到收款處。每日業(yè)務(wù)終了，業(yè)務(wù)部門要將日銷售統(tǒng)計表傳遞到財務(wù)部門。第二步：收款處出納人員根據(jù)銷售票據(jù)收取現(xiàn)金，在票據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章后，將其中一聯(lián)作為統(tǒng)計現(xiàn)金收入的依據(jù)。剩余兩聯(lián)退還給業(yè)務(wù)人員或銷售客戶，其中一聯(lián)用于倉庫領(lǐng)取商品，另一聯(lián)用于最后換取發(fā)票。收款處每日業(yè)務(wù)終了，需將所收到的現(xiàn)金繳存銀行，并將現(xiàn)金進賬單傳遞到財務(wù)部門。第三步：倉庫管理人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”章的銷售票據(jù)發(fā)出商品，并加蓋提貨專用章，根據(jù)銷售票據(jù)登記庫存商品賬，每日業(yè)務(wù)終了，將銷售票據(jù)匯總后傳遞到財務(wù)部門。第四步：財務(wù)部門會計人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”章和已提貨章的銷售票據(jù)開出正式發(fā)票，核對從銷售部門傳遞來的每天銷售統(tǒng)計表和從出納傳遞來的銀行進賬單，同時與倉庫的發(fā)出商品記錄核對，并根據(jù)有關(guān)單據(jù)記賬。在整個業(yè)務(wù)處理過程中，第一步反映銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生，第二步確保貨款的收取，第三步確保商品的發(fā)出，第四步是會計根據(jù)所收到票據(jù)和報表執(zhí)行相應(yīng)的會計處理，編制主要的會計分錄如下：借記“庫存現(xiàn)金”，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”，“應(yīng)交稅金”；借記“主營業(yè)務(wù)成本”，貸記“庫存商品”。
(二)會計流程再造后銷售循環(huán)現(xiàn)銷過程描述在基于IT技術(shù)及流程再造技術(shù)的條件下，可以充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享與協(xié)調(diào)控制，從而設(shè)計出如下現(xiàn)銷流程，如圖1所示。與傳統(tǒng)現(xiàn)銷流程設(shè)計比較，圖1中“現(xiàn)銷單一制單”相當(dāng)于完成傳統(tǒng)流程的第一步；“現(xiàn)銷單－收款”相當(dāng)于完成第二步；“現(xiàn)銷單－發(fā)貨”相當(dāng)于完成第三步；“現(xiàn)銷單－開票”相當(dāng)于完成第四步；“現(xiàn)收單－制單”和“現(xiàn)收單－收款”相當(dāng)于完成出納收款和登記日記賬的業(yè)務(wù)；“現(xiàn)銷發(fā)票－制單”和“現(xiàn)銷發(fā)票－審核”相當(dāng)于完成會計開票和登記發(fā)票使用備查簿的業(yè)務(wù)。至于傳統(tǒng)現(xiàn)銷流程中由銷售票據(jù)各聯(lián)次所完成各類備查簿的登記及相互間的稽核，則通過基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫共享技術(shù)的會計流程再造過程解決。此外，還可以進一步集成從而衍生出自動售貨機的現(xiàn)銷流程，如圖2所示。圖2中的“自動售貨，_選貨收款”則進一步集成圖一中的“現(xiàn)銷單－制單”和“現(xiàn)銷單－收款”流程為一個流程，“自動售貨－發(fā)貨開票”進一步集成圖一中的“現(xiàn)銷單－發(fā)貨”和“現(xiàn)銷單－開票”流程為一個流程。因而，圖2比圖1表現(xiàn)出更高的集成度和流程再造效果。此時，分別在圖1中選擇“現(xiàn)銷發(fā)票－審核”流程，在圖2中選擇“自動售貨－發(fā)貨開票”流程，作為確認會計事件的流程，觸發(fā)記賬憑證自動生成模板模型，完成相關(guān)記賬憑證的自動生成。流程再造前后填制現(xiàn)銷記賬憑證的充要條件并沒有改變：銷售商品已經(jīng)發(fā)出；貨款已經(jīng)收到；銷售發(fā)票已經(jīng)開出。當(dāng)三者同時成立時就可以啟動有關(guān)現(xiàn)銷業(yè)務(wù)兩張記賬憑證的自動生成。因此，構(gòu)建統(tǒng)一的基于會計流程再造的記賬憑證自動生成模板模型，既可以滿足財務(wù)會計記賬憑證的規(guī)范性需求，又可以適應(yīng)流程再造的靈活性需求。
三、模型構(gòu)建與性能評測分析
(一)記賬憑證自動生成模板模型類型記賬憑證生成模板模型大致可以歸納為四種。一是根據(jù)業(yè)務(wù)備查簿或業(yè)務(wù)報表生成記賬
憑證。從業(yè)務(wù)備查簿生成記賬憑證，是指業(yè)務(wù)軟件根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)登記業(yè)務(wù)備查簿；當(dāng)需要生成記賬憑證時，再根據(jù)已登記的業(yè)務(wù)備查簿按照預(yù)設(shè)的記賬憑證生成模板自動生成。二是根據(jù)通過財務(wù)審核的業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成記賬憑證。從通過財務(wù)審核的業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成記賬憑證，是指業(yè)務(wù)軟件在處理業(yè)務(wù)單據(jù)的過程中設(shè)置有財務(wù)審核功能，并且在財務(wù)審核的同時就可以自動按預(yù)設(shè)的生成模板自動生成記賬憑證并傳遞至賬務(wù)系統(tǒng)。因此，采購業(yè)務(wù)比較適宜于采用此法生成記賬憑證。三是根據(jù)財務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能自動生成記賬憑證。從財務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能自動生成記賬憑證，是指財務(wù)軟件本身提供功能較強的自動轉(zhuǎn)賬機制，這類自動轉(zhuǎn)賬機制能支持多借多貸的會計分錄的生成。借助此類機制就可以完成某些與業(yè)務(wù)有關(guān)的記賬憑證的自動生成。四是根據(jù)業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成功能自動生成記賬憑證。從業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成功能自動生成記賬憑證，是指當(dāng)生成憑證時除了需要滿足財務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬機制功能外，還需要從業(yè)務(wù)單據(jù)中取得某些單據(jù)要素信息時，就需要采用此類方法。
(二)基于事項驅(qū)動的通用記賬憑證自動生成模板模型的設(shè)計雖然上述每一種模型都有其適應(yīng)的場景，但仍可以對其進行分析與集成，從而設(shè)計出一種基于事項驅(qū)動的通用記賬憑證模板模型。可從四個方面來分析確定該模型的特征。一是事件定義。事件定義是指定義業(yè)務(wù)單據(jù)和會計事項之間的對應(yīng)關(guān)系，即如何選擇業(yè)務(wù)單據(jù)的單據(jù)范圍、業(yè)務(wù)單據(jù)的執(zhí)行流程以及業(yè)務(wù)單據(jù)的時間跨度，從而確定滿足記賬憑證自動生成的充要條件的事件特征。業(yè)務(wù)單據(jù)范圍選擇是指選擇記賬憑證的附件業(yè)務(wù)單據(jù)種類，可以是單張的業(yè)務(wù)單據(jù)，或單據(jù)匯總表。業(yè)務(wù)單據(jù)流程選擇是指業(yè)務(wù)單據(jù)必須執(zhí)行完畢哪些流程后才能作為記賬憑證的取數(shù)來源。二是定義。分錄定義是指借貸方對應(yīng)科目的選擇與確定、發(fā)生額取數(shù)公式的預(yù)設(shè)、分錄生效條件的預(yù)設(shè)和分錄拆分條件的預(yù)設(shè)等涉及會計分錄的要素確定。借貸方對應(yīng)科目的選擇與確定是確定會計分錄的關(guān)鍵，是指在確定會計分錄借、貸方科目時，可以根據(jù)單據(jù)組合要素分別對應(yīng)不同的會計科目，甚至設(shè)置單據(jù)要素與賬務(wù)系統(tǒng)輔助核算項目之間的對應(yīng)關(guān)系。發(fā)生額取數(shù)公式的預(yù)設(shè)可以分成金額計算公式、外幣計算公式、數(shù)量計算公式三類。所謂發(fā)生額取數(shù)公式的預(yù)設(shè)是指上述三類公式都可以像報表公式定義一樣根據(jù)單據(jù)要素自由設(shè)置。分錄生效條件的預(yù)設(shè)是指單筆分錄是否選用的過濾條件，條件為真則生效，條件為假則屏蔽。分錄拆分條件是指當(dāng)根據(jù)單據(jù)匯總表生成分錄時，是否要將匯總分錄按某個單據(jù)要素拆分。三是憑證生成充要條件確認。憑證生成充要條件的確認是指憑證生效條件的預(yù)設(shè)、憑證拆分方式的預(yù)設(shè)、摘要計算公式的預(yù)設(shè)。憑證生效條件、憑證拆分方式非常類似于分錄生效條件和分錄拆分方式的預(yù)設(shè)，只是此處作用于整張憑證而非憑證中的單筆分錄。四是稽核控制。記賬憑證與業(yè)務(wù)單據(jù)的稽核控制是指已生成記賬憑證的業(yè)務(wù)單據(jù)與該記賬憑證間存在著互相稽核、互相控制的關(guān)系，這種關(guān)系主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面表現(xiàn)為已生成過記賬憑證的業(yè)務(wù)單據(jù)不允許再次生成記賬憑證；另一方面當(dāng)對記賬憑證實施反審核后就可以重新編輯曾經(jīng)生成該記賬憑證的業(yè)務(wù)單據(jù)并重新生成該記賬憑證。這種控制主要是為了保證財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和二者之間的同步處理，從而達到財務(wù)對業(yè)務(wù)的監(jiān)控、業(yè)務(wù)與財務(wù)的互相稽核的目的。
(三)基于事項驅(qū)動的記賬憑證自動生成模板模型的性能評測一個模型是否合理、正確，或者采用該模型開發(fā)的軟件是否完備、有效可以從以下四個方面評測。一是及時性。及時性是指業(yè)務(wù)單據(jù)生成記賬憑證是否能及時滿足會計人員收集財務(wù)信息的需要。在傳統(tǒng)的財務(wù)會計概念框架中，及時性主要指不得提前或延后。提前則有損可靠性，延后則有損相關(guān)性。在會計流程重組后，財務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化協(xié)同管理成為可能，系統(tǒng)追求的目標(biāo)是財務(wù)與業(yè)務(wù)的實時對接。二是重現(xiàn)性。重現(xiàn)性是指在計算機條件下，對同一批單據(jù)反映的業(yè)務(wù)事件在不同的時間、地點、由不同的會計來啟動，只要轉(zhuǎn)賬模板沒有改變，那么自動生成的記賬憑證就應(yīng)該相同。重現(xiàn)性的另一層含義是指穩(wěn)定性和延續(xù)性。三是稽核性?；诵允侵冈跇I(yè)務(wù)單據(jù)與據(jù)其生成的記賬憑證間存在相互稽核與控制的關(guān)系，主要包括以下情況：若該記賬憑證未審核，則無論與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)是否修改，都允許重新生成記賬憑證，并自動覆蓋原記賬憑證；若該記賬憑證已審核，則不允許修改與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)，不允許重新生成記賬憑證；若該記賬憑證已審核，確實要修改與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)，則必須首先取消該記賬憑證的審核，才允許修改與之相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)和重新生成記賬憑證。四是完整性。完整性是指該模型應(yīng)盡量提供與業(yè)務(wù)單據(jù)相關(guān)的記賬憑證的自動生成，能全面地、系統(tǒng)地滿足全體業(yè)務(wù)事件對應(yīng)會計事項的記賬憑證的生成需求。
