摘 要：高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的推行，有效緩解了財(cái)務(wù)部門報(bào)賬壓力，節(jié)約師生時(shí)間，減少財(cái)務(wù)人員錄入工作量，提高了財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)水平。但也存在一些不足，如網(wǎng)上操作相對復(fù)雜部分老師有抵觸心理等。本文通過對網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)運(yùn)行過程中顯現(xiàn)的優(yōu)勢和存在的弊端進(jìn)行分析，以期能不斷改進(jìn)報(bào)賬模式，解決高校報(bào)銷難問題。
關(guān)鍵詞：高校 報(bào)賬 網(wǎng)上預(yù)約 利弊
隨著高校經(jīng)費(fèi)來源的多元化發(fā)展，高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)資金核算量成倍的增加，而近幾年高校人事制度改革使財(cái)務(wù)人員編制數(shù)量受限，巨大的工作量與有限的財(cái)務(wù)人員形成了尖銳的矛盾?！皥?bào)銷難”成為高校普遍存在的問題。
針對“報(bào)銷難”的問題，高校財(cái)務(wù)部門不斷探索解決辦法，從引進(jìn)叫號機(jī)，安裝智能排隊(duì)叫號系統(tǒng)，到推行柜臺(tái)預(yù)約報(bào)賬，每一次的改革都一定程度上緩解報(bào)賬壓力，但都沒能從根本上解決問題。隨著高校財(cái)務(wù)信息化的快速發(fā)展及高校數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的不斷壯大，近幾年，很多高校都相繼推行了基于INTERNET 的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，這是會(huì)計(jì)信息化下又一次革命性創(chuàng)新。
一、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的運(yùn)行模式
網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，是指遠(yuǎn)程登錄學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，預(yù)先進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬單申請、審核等一系列操作。其報(bào)銷流程主要分為幾個(gè)步驟：登陸網(wǎng)站，填寫報(bào)銷信息（包括基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)類型和報(bào)銷單信息、支付信息），打印報(bào)銷單，并在報(bào)銷單上簽名確認(rèn)。在此基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)上預(yù)約終端、財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)三者的規(guī)范對接，實(shí)現(xiàn)了對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理。
網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷人員在系統(tǒng)上申報(bào)后，通過合適的方式將報(bào)銷單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷單據(jù)后辦理報(bào)銷，同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，并利用網(wǎng)銀支付系統(tǒng)進(jìn)行電子支付，從而縮短報(bào)賬等待、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理的時(shí)間。
配合網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的推行，高校還相應(yīng)推出多種報(bào)銷單據(jù)投遞方式，有報(bào)賬人員直接到財(cái)務(wù)部門投遞的，有在校園內(nèi)設(shè)置多個(gè)投遞點(diǎn)的，有財(cái)務(wù)人員定時(shí)定點(diǎn)收單的。選擇哪種方式，要視學(xué)校規(guī)模，以及財(cái)務(wù)人員的配備情況而定。不管哪種方式 ，一定要保證單據(jù)傳遞過程的安全。
近幾年，越來越多的高校相繼開發(fā)、使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng), 效果顯著。目前，福建農(nóng)林大學(xué)、上海交通大學(xué)、中國農(nóng)業(yè)大學(xué)、浙江大學(xué)、西南大學(xué)等多所高校都相繼推行了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，該系統(tǒng)的實(shí)施使各高校在報(bào)賬效率、服務(wù)水平及管理水平方面有很大的提高。
二、高校推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)勢
（一） 有效解決了財(cái)務(wù)處的排隊(duì)狀況，節(jié)省師生時(shí)間。
傳統(tǒng)的報(bào)銷模式由于同一時(shí)間到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)的師生過多，時(shí)常導(dǎo)致排隊(duì)等待狀況。實(shí)行預(yù)約報(bào)賬后，教師可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)提交報(bào)銷申請，選擇自己相對合適的時(shí)間到財(cái)務(wù)部門辦理，或直接由財(cái)務(wù)部門辦理支付，避免了長時(shí)間的排隊(duì)等候。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門如集貿(mào)市場無秩序、擁擠的現(xiàn)像也隨之消失。
（二） 財(cái)務(wù)人員從繁瑣的錄入工作中解放出來，提高工作效率。
報(bào)銷人員根據(jù)授權(quán)進(jìn)入預(yù)約系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示其名下的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目號、經(jīng)費(fèi)余額等信息，報(bào)銷人員按提示準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，如：報(bào)銷內(nèi)容、金額及單據(jù)張數(shù)等，系統(tǒng)根據(jù)初始化信息自動(dòng)生成支出單。財(cái)務(wù)人員按預(yù)約號調(diào)出對應(yīng)的報(bào)賬憑證，結(jié)合投遞過來的原始票據(jù)進(jìn)行審核，并自動(dòng)生成記賬憑證。因報(bào)銷人員根據(jù)網(wǎng)上提示將發(fā)票進(jìn)行歸類、整理和計(jì)算，大大節(jié)約了財(cái)務(wù)人員的作業(yè)時(shí)間。財(cái)務(wù)人員從低效、繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，有效地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作由核算型向管理型的轉(zhuǎn)變。整個(gè)過程科學(xué)合理，很多程度上緩解了高校“報(bào)賬難”的矛盾。
（三） 有利于財(cái)務(wù)制度的宣傳，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員的順暢溝通。
在應(yīng)用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)時(shí), 報(bào)賬人逐漸熟悉報(bào)銷規(guī)定并掌握財(cái)務(wù)報(bào)賬流程, 更容易從思想認(rèn)知上認(rèn)同財(cái)經(jīng)法規(guī)規(guī)定, 從心理上理解財(cái)務(wù)工作，容易接受財(cái)務(wù)人員退回不合規(guī)票據(jù)的行為, 減少與財(cái)務(wù)人員在票據(jù)能否報(bào)銷方面的爭議。在報(bào)賬過程中, 報(bào)賬人個(gè)體的需求行為與財(cái)務(wù)人員的服務(wù)行為相互一致, 為相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理提供了和諧氛圍。這從客觀上起到“讓師生了解財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)服務(wù)師生”的目的。
（四）網(wǎng)銀支付系統(tǒng)與預(yù)約系統(tǒng)配合使用，規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。
近幾年，隨著網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的推行，學(xué)校通過安裝防火墻及網(wǎng)銀前置服務(wù)器，通過銀行專用光纖與銀行主機(jī)無縫對接，實(shí)現(xiàn)“銀校直聯(lián)”。通過該網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)款項(xiàng)實(shí)時(shí)到賬，以及銀行對賬單即時(shí)查詢功能。
結(jié)合網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，報(bào)銷人員在預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)中直接錄入收款人賬號信息，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后直接進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，避免財(cái)務(wù)人員二次錄入出現(xiàn)的差錯(cuò)。實(shí)現(xiàn)“無現(xiàn)金”報(bào)賬，避免收付現(xiàn)金過程存在的風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)同時(shí)配合銀行卡的短信提醒服務(wù)，資金安全性更高。
(五）預(yù)算管理溝通順暢，提升決策管理水平。
網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫具有部分業(yè)務(wù)協(xié)同的功能, 不僅可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的共享, 促使校內(nèi)各部門及時(shí)了解財(cái)務(wù)信息，了解預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)收支情況等，增進(jìn)財(cái)務(wù)部門與各部門的財(cái)務(wù)信息交流。而且直接影響到教職工按經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行, 確保經(jīng)費(fèi)合理使用,提高資金的使用效益, 從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、有效的財(cái)務(wù)信息。
三、高校推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)存在的弊端
（一） 網(wǎng)絡(luò)信息存在被不法分子竊取的風(fēng)險(xiǎn)。
校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，電子郵件系統(tǒng)使得大量垃圾郵件和病毒郵件肆意傳播，黑客程序和黑客攻擊時(shí)有發(fā)生。校園網(wǎng)在提供給廣大師生方便快捷的數(shù)字化校園生活的同時(shí)，其內(nèi)部和外部的危險(xiǎn)時(shí)刻威脅著校園網(wǎng)安全。而高校預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)之上的應(yīng)用系統(tǒng)，校園網(wǎng)的安全問題也直接威脅著預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，需要高校網(wǎng)絡(luò)中心和財(cái)務(wù)部門共同防范。
（二） 報(bào)銷人員操作不規(guī)范，影響報(bào)賬工作。
使用初期，由于大部分老師對操作流程不熟悉，對財(cái)經(jīng)知識了解較少, 使得多數(shù)教職工在票據(jù)整理、分類匯總等填寫上?；煜Ｔ偌由蠈W(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)、修改預(yù)約等不熟悉, 往往容易出錯(cuò), 從而導(dǎo)致查看修改數(shù)據(jù)時(shí)才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)部分丟失, 或是單據(jù)預(yù)約失敗的情況，影響報(bào)賬進(jìn)度，也影響報(bào)賬人員使用預(yù)約系統(tǒng)的信心。
也有部分老師專注于搞科研項(xiàng)目，覺得在預(yù)約系統(tǒng)中填寫信息比較麻煩，沒有傳統(tǒng)報(bào)賬方式中將單據(jù)交由財(cái)務(wù)人員歸類匯總方便，導(dǎo)致對網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的使用產(chǎn)生抵觸心理，影響預(yù)約系統(tǒng)的全面推廣。
（三） 原始單據(jù)投遞過程存在安全隱患，容易引起糾紛。
原始單據(jù)是重要的會(huì)計(jì)憑證，它不僅承載著大量經(jīng)濟(jì)信息，更是款項(xiàng)支付的重要依據(jù)，所以保證這些單據(jù)的安全尤其重要。如果高校票據(jù)投遞點(diǎn)設(shè)置不合理，則存在票據(jù)被盜取，或遭遇惡意破壞的風(fēng)險(xiǎn)。
同時(shí)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬需要以誠信為基礎(chǔ)，報(bào)銷人員需要真實(shí)填寫報(bào)銷單，并對財(cái)務(wù)人員給予完全的信任。財(cái)務(wù)人員必須嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙徍藞?bào)銷單，在各種手續(xù)齊全的情況下進(jìn)行款項(xiàng)支付，完成報(bào)銷流程。如果審核過程中有不誠實(shí)的行為，將會(huì)引起糾紛，進(jìn)而影響財(cái)務(wù)部門的威信，影響預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的順利推進(jìn)。
（四） 財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員的溝通不及時(shí)，影響效率。
傳統(tǒng)的報(bào)銷方式下，報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員可以進(jìn)行面對面溝通，有關(guān)票據(jù)真?zhèn)巍⒔?jīng)費(fèi)使用情況、領(lǐng)導(dǎo)審批情況等問題可以及時(shí)解決。實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬后，由于報(bào)銷人員可以不到現(xiàn)場辦理，財(cái)務(wù)人員在審單過程中往往會(huì)有一些問題需要詢問報(bào)賬人員，這時(shí)只能通過電話進(jìn)行溝通，如果電話溝通不順利，將直接影響報(bào)銷的效率。
高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的使用，節(jié)約了報(bào)銷人員的時(shí)間，提高了報(bào)銷效率，提升了服務(wù)水平，緩解了財(cái)務(wù)處報(bào)賬排隊(duì)的壓力。但隨著系統(tǒng)的應(yīng)用所產(chǎn)生的一些新問題，還需要不斷改進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約機(jī)制，不斷完善預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)來加以解決。我們期待高校能在不斷的摸索中尋找到最合適的報(bào)賬模式。
