摘要：會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的范圍比會計檔案更廣，無紙化應與會計檔案管理銜接。
近日，財政部印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），力求推動企業(yè)會計信息化，節(jié)約社會資源。在《規(guī)范》的制定過程中，企業(yè)對會計資料無紙化的呼聲十分強烈和急迫，為此，《規(guī)范》第四十條、第四十一條做了相應規(guī)定，盡管內(nèi)容不多，卻在政策層面實現(xiàn)了無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，對企業(yè)提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應用的深入都將帶來深刻的影響。但企業(yè)在開展會計資料無紙化管理的過程中，應注意以下幾個問題：
一、會計監(jiān)督與無紙化
符合條件的企業(yè)對會計資料進行無紙化管理，意味著對企業(yè)開展會計監(jiān)督，包括注冊會計師審計和政府監(jiān)管機構的檢查，都不能要求企業(yè)提供全套紙面會計資料。但是，企業(yè)應當對會計監(jiān)督工作提供必要的幫助和支持，對于監(jiān)督人員需要查閱和輸出的電子資料，包括需要作為證據(jù)帶走的電子會計資料，企業(yè)仍應當根據(jù)要求查詢、打印，必要時進行簽章確認。
二、電子會計資料的格式
工作規(guī)范所稱的電子會計資料，并未限定其格式。無論其是以數(shù)據(jù)庫、XBRL等結(jié)構化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結(jié)構化形式存在，無論其由會計信息系統(tǒng)管理、還是由專門的檔案系統(tǒng)管理，只要符合工作規(guī)范規(guī)定的條件，都可以不輸出紙面資料。例如，一張自動生成的記賬憑證，最初以數(shù)據(jù)庫形式存放于會計信息系統(tǒng)中，后來按照企業(yè)檔案管理統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為PDF文件存放于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中并能通過該系統(tǒng)隨時查詢的打印，則可以視為滿足第四十條第(三)項規(guī)定的條件。
三、與會計檔案管理規(guī)定的銜接
應當指出的是，會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的范圍比會計檔案更廣，會計檔案是會計資料，但不是所有會計資料都是會計檔案，只有具有長期保存價值并歸檔保存的會計資料屬于會計檔案。工作規(guī)范第四十條、第四十一條規(guī)定的是會計資料無紙化條件，而對于哪些會計資料屬于會計檔案，何時歸檔，歸檔應當采取何種形式，則應當按照工作規(guī)范第四十二條，“遵循國家有關會計檔案管理的規(guī)定”。
這里的“會計檔案管理的規(guī)定”，是指財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》。目前，該辦法正在修訂中，對于會計檔案的電子化管理問題，將采取與工作規(guī)范一致的原則。按照現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，一年之后再歸檔。因此，企業(yè)對于電子會計資料歸檔管理的時點問題，可暫按上述規(guī)定執(zhí)行，歸檔前，電子會計資料的管理遵循工作規(guī)范的規(guī)定。
