內(nèi)部控制是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。綜觀以往案例,有關(guān)企業(yè)經(jīng)營失敗、會計信息失真、違法經(jīng)營等情況在很大程度上都是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部控制的缺失或失效。諸如巨人集團(tuán)的倒塌,鄭州亞細(xì)亞的衰敗,震驚中外的瓊民源、銀廣夏事件的發(fā)生,巴林銀行的敗落,美國安然公司的破產(chǎn)等等這些現(xiàn)象,無不與企業(yè)內(nèi)部控制失效有關(guān)。因此,建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制,有利于提高企業(yè)經(jīng)營的效果和效率,有利于提高財務(wù)報告的可靠性,有利于保障企業(yè)遵循法律法規(guī),有利于保護(hù)財產(chǎn)物資的安全完整。
根據(jù)COSO(Committee of Sponsoring Organization)于1992年發(fā)布的《內(nèi)部控制——整體框架》報告,內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、管理層和其他員工制定和實(shí)施的,旨在為經(jīng)營的效果和效率、財務(wù)報告的可靠性以及相關(guān)法律法規(guī)的遵循性等目標(biāo)提供合理保證的過程。內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險管理、控制活動、信息與溝通和監(jiān)督五個相互聯(lián)系的因素所構(gòu)成,并強(qiáng)調(diào)了包括董事會、管理層、內(nèi)審人員及其他員工在內(nèi)的內(nèi)部控制主體“人”的極端重要性,而且認(rèn)定“人”(經(jīng)濟(jì)人)是理性的,其在給定或設(shè)定的約束條件下會盡量使自己的偏好與利益最大化。在這五個因素中,控制環(huán)境就像一把保護(hù)傘,對其他幾個因素起著保護(hù)和制約作用。這五個因素的相互關(guān)系圖示如下:
按照《內(nèi)部控制——整體框架》,構(gòu)建企業(yè)有效內(nèi)部控制可從以下五個方面入手:
1.完善企業(yè)的控制環(huán)境
控制環(huán)境決定了企業(yè)的基調(diào),直接影響企業(yè)員工的控制意識?？刂骗h(huán)境的優(yōu)劣直接決定著企業(yè)的各項(xiàng)控制措施能否執(zhí)行及執(zhí)行的效果。它包含了管理哲學(xué)、經(jīng)營風(fēng)格、授權(quán)與責(zé)任方式、組織結(jié)構(gòu)、員工的團(tuán)結(jié)觀念和競爭意識、人力資源政策及其執(zhí)行等許多因素。針對控制環(huán)境的影響因素,企業(yè)要加強(qiáng)以下方面的建設(shè):
企業(yè)有必要健全管理機(jī)構(gòu),理清各機(jī)構(gòu)的管理權(quán)責(zé),確定董事會在內(nèi)部控制框架構(gòu)建中的核心地位。我國很多公司在形式上建立了董事會、監(jiān)事會,但實(shí)際工作中還存在許多誤區(qū),真正的法人治理結(jié)構(gòu)并未完全建立。董事會的監(jiān)控作用嚴(yán)重弱化,“董事”不“懂事”通常是“虛職”且缺少必要的常設(shè)機(jī)構(gòu),如“東方鍋爐”這一案例,在很大程度上就是因?yàn)槎聲c總經(jīng)理職責(zé)重復(fù)“一套人馬兩塊牌子”造成的。
為了建設(shè)優(yōu)良的控制環(huán)境,需要倡導(dǎo)積極向上的企業(yè)文化,提升企業(yè)管理者的操守和價值觀,保障內(nèi)部控制的有效運(yùn)行。企業(yè)制定的任何制度都不可能超越設(shè)立這些制度的人,企業(yè)內(nèi)部控制的有效性同樣也無法超越那些創(chuàng)造、管理與監(jiān)督制度的人的操守及價值觀。管理層的操守及價值觀是構(gòu)成控制環(huán)境的一個基本要素,對于企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果影響深遠(yuǎn),直接影響到下級員工的道德行為、思維方式和品行。
優(yōu)良控制環(huán)境的形成也離不開高素質(zhì)的員工,企業(yè)必須高度重視員工素質(zhì)控制。建立嚴(yán)格的招聘程序,保證應(yīng)聘人員符合招聘要求;加強(qiáng)對員工的培訓(xùn),提高其專業(yè)勝任能力;加強(qiáng)考核和獎懲力度,定期對員工業(yè)績進(jìn)行考核,獎懲分明;定期或不定期進(jìn)行工作崗位輪換,通過輪換及時發(fā)現(xiàn)存在的錯弊情況,有助于抑制不法分子的不良動機(jī)。
2.進(jìn)行全面的風(fēng)險管理
風(fēng)險管理是指企業(yè)為達(dá)到其目標(biāo)而確認(rèn)和分析相關(guān)風(fēng)險,在此基礎(chǔ)上對風(fēng)險進(jìn)行管理的過程。風(fēng)險管理涉及企業(yè)面臨的內(nèi)、外部諸多風(fēng)險,但考慮成本效益原則,并不是所有的要素都有采取內(nèi)部控制的價值,只需針對那些具有風(fēng)險并且會影響有關(guān)控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可控要素進(jìn)行控制。
在風(fēng)險評估中可以采用如下的風(fēng)險管理模型:工作目標(biāo)—風(fēng)險評估—控制風(fēng)險的措施。
工作目標(biāo)是風(fēng)險評估的起點(diǎn),是控制環(huán)境中的要素,只有明確工作目標(biāo),才能識別控制環(huán)境的各個要素中,哪些要素存在影響工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險,通過對風(fēng)險程度的評估,采取積極有效的控制措施,保證其工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。下面以財務(wù)部為例,按照風(fēng)險管理模式對財務(wù)部可能存在的風(fēng)險進(jìn)行評估。財務(wù)部屬于企業(yè)的管理層,財務(wù)部的工作目標(biāo)是為董事會和經(jīng)理層提供及時、準(zhǔn)確、完整的財務(wù)報告。
風(fēng)險評估是為了能夠達(dá)到財務(wù)部的工作目標(biāo)。在分析控制環(huán)境中的各個要素時就可能發(fā)現(xiàn):
⑴人員素質(zhì)不高,不能按照會計法規(guī)做事。
?、圃綑?quán)管理,讓不該做某事的人做了事,如,出納既做現(xiàn)金賬又負(fù)責(zé)支付現(xiàn)金;而應(yīng)該做事的人卻不能在正確的時間里去做事,如總賬會計到月底還不能完成上個月的會計報表。
?、切畔⑾到y(tǒng)發(fā)生錯誤,從而提供了不正確的數(shù)據(jù)。由此可見,控制環(huán)境因素中人員和信息系統(tǒng)可能成為引起財務(wù)報告不及時、不準(zhǔn)確、不完整的風(fēng)險要素,因此,財務(wù)部應(yīng)該對這兩個關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險程度進(jìn)行評估,以便在下一環(huán)節(jié)中采取有效的控制措施。
3.設(shè)立良好的控制活動
控制活動指那些有助于管理層決策順利實(shí)施的政策和程序。控制活動出現(xiàn)在整個企業(yè)內(nèi)的各個階層與各種職能部門,涉及的控制對象包括人、財、物、產(chǎn)、供、銷等各個方面,而控制措施是針對各關(guān)鍵控制點(diǎn)而制定的,因此,企業(yè)在制定控制活動時關(guān)鍵就是要抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)。
?、裴槍θ藛T的控制活動。一是職責(zé)分離。職責(zé)分離是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的基本要求,對于單位的一切交易或事項(xiàng)都應(yīng)嚴(yán)格按照不相容職務(wù)相分離的原則,科學(xué)地劃分各職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制。二是工作流程。明確每個崗位的職責(zé),使每一個人的工作能自動地相互檢查另一個人或更多人的工作,從而達(dá)到相互牽制的目的。三是票據(jù)與記錄控制。票據(jù)是證明交易發(fā)生和交易的價格、性質(zhì)及條件的證據(jù)。實(shí)行票據(jù)保管、收款與會計記錄人員的崗位分離;對所有票據(jù)(包括發(fā)票、支票、收據(jù)、工時記錄等)進(jìn)行預(yù)先編號,在此制度下,所有作廢的票據(jù)都要妥善保存,對已經(jīng)使用的票據(jù)能夠有會計人員進(jìn)行定期銷號,并及時與票據(jù)保管人員進(jìn)行核對,以防止交易漏記或重復(fù)記錄現(xiàn)象,保證全部收入、結(jié)算款項(xiàng)等能夠及時準(zhǔn)確入賬。四是資產(chǎn)接觸與記錄使用。資產(chǎn)接觸與記錄使用主要是指限制接近資產(chǎn)和接近重要記錄,以保證資產(chǎn)和記錄的安全。五是績效考評。為了實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo),應(yīng)實(shí)施有效的激勵、獎懲機(jī)制,激勵全體員工參與企業(yè)管理和控制,以充分發(fā)揮各自的主觀能動性。六是獨(dú)立稽核。每一個人都有可能由于偶然疏忽發(fā)生錯誤,為了避免此類錯誤的發(fā)生,每一個人完成的工作將由與此工作沒有直接關(guān)系的另一個人或部門進(jìn)行驗(yàn)證、審核。
?、漆槍π畔⑾到y(tǒng)的控制活動。信息系統(tǒng)的控制十分重要,具體應(yīng)通過采取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)輸入/輸出控制、手工憑證的控制等方式,各個崗位應(yīng)通過設(shè)置密碼口令來防止別人越權(quán)使用自己的權(quán)限,沒有權(quán)限的人絕不允許對數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱或修改。
4.建立廣泛的信息與溝通
公允的信息必須被確認(rèn)、捕獲并以一定形式及時傳遞,以便員工履行職責(zé)。要建立一個廣泛而有效的信息與溝通系統(tǒng),應(yīng)該遵循以下原則:
⑴一個有效的內(nèi)控系統(tǒng)需要充分、全面的內(nèi)部財務(wù),經(jīng)營和遵從方面的數(shù)據(jù),以及關(guān)于外部市場與決策相關(guān)的事件和條件的信息。
?、朴行У膬?nèi)控需要建立可靠的信息系統(tǒng),涵蓋公司的全部重要活動。
?、怯行У膬?nèi)控系統(tǒng)需要有效的交流渠道,確保所有員工充分理解和堅持現(xiàn)行政策和程序,影響他們的職責(zé),并確保其他的相關(guān)信息傳達(dá)到應(yīng)被傳達(dá)到的人員。
5.加強(qiáng)內(nèi)部控制的監(jiān)督
內(nèi)部控制系統(tǒng)需要被監(jiān)督,即對該系統(tǒng)有效性進(jìn)行評估的全過程。在監(jiān)督內(nèi)部控制時應(yīng)當(dāng)遵循下述原則:
?、艖?yīng)當(dāng)不斷地在日常工作中監(jiān)督評審內(nèi)控的總體效果。
?、茖?nèi)控系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效和全面的內(nèi)部審計。企業(yè)應(yīng)建立相對獨(dú)立的內(nèi)審機(jī)構(gòu),不依附于有關(guān)職能部門,配備稱職和得力的人員,應(yīng)得到適合的培訓(xùn),并在企業(yè)內(nèi)部建立一個相互協(xié)調(diào)、相互牽制的監(jiān)督體系,內(nèi)審作為內(nèi)控系統(tǒng)監(jiān)督評審的一部分,應(yīng)當(dāng)向董事會或其審計委員會直接報告工作,獨(dú)立地行使審計監(jiān)督權(quán)。
?、遣徽撌墙?jīng)營層或是其他控制人員發(fā)現(xiàn)了內(nèi)控的缺陷,都應(yīng)當(dāng)及時地向適當(dāng)?shù)墓芾韺訄蟾?并使其得到果斷處理,實(shí)現(xiàn)組織預(yù)期達(dá)到的內(nèi)控水平。
總之,市場經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)需要內(nèi)部控制,呼喚內(nèi)部控制,這是主流,這是規(guī)律。越是優(yōu)秀的企業(yè),規(guī)范管理越有無形的作用。企業(yè)經(jīng)營好比一江清水,管理規(guī)范好比千里長堤,水從堤轉(zhuǎn),才能因而得福。如果大堤本身千瘡百孔,水就會破堤而出,為禍一方。軍中無法,等于自敗;企業(yè)無規(guī),等于自亂。
(湖南湘潭職業(yè)技術(shù)學(xué)院)
